A tecnologia está sempre em constante desenvolvimento. Softwares, ferramentas e equipamentos são anunciados o tempo todo no mercado competitivo em que vivemos. Até mesmo áreas mais tradicionais, como a contabilidade, precisam se reinventar.

Um dos grandes problemas da tecnologia é que, se você não acompanhá-la, com certeza ficará para trás em algum momento. 

Nos últimos 10 anos, vimos uma imensa revolução tecnológica acontecendo. Nossos computadores passaram de bytes para terabytes e a inteligência artificial, juntamente com a nuvem, tomaram conta do mercado.

Quer entender o impacto disso tudo na contabilidade? Continue lendo!

Qual tecnologia teve mais impacto na contabilidade?

Sem sombra de dúvidas, a tecnologia mais impactante para a contabilidade foi a nuvem.

Antes dela, todo mundo precisava guardar papéis aos montes nas empresas, ou então cuidar dos arquivos sensíveis da companhia em disquetes e CDs. A qualquer momento, havia o risco de toda a informação se perder por completo.

A nuvem trouxe a descentralização: o Google Drive, por exemplo, tem servidores em diversas partes do planeta, com cópias de segurança dos arquivos nele contidos.

Dessa forma, mesmo que um servidor se perca por completo, ainda restarão outros com backups para salvar o dia.

Além disso, os arquivos em nuvem atingem uma organização surpreendente, de modo a facilitar na hora de procurar por um documento. Muitos deles trazem mecanismos de busca próprios para agilizar o processo.

A tecnologia afetou a contabilidade de forma positiva ou negativa?

Para os escritórios que abraçaram as novas tecnologias, com certeza foi um evento bastante positivo; já para aqueles que decidiram continuar do jeito antigo, a tecnologia veio para aterrorizar suas vidas.

Vale notar que entregar os mesmos produtos de sempre não é tão interessante quanto foi um dia. Afinal, existem escritórios totalmente automatizados, capazes de fazer o “arroz com feijão” da profissão com maestria.

É por isso que muitos escritórios ficaram (e ficarão) para trás, enquanto outros prosperaram.

Com o investimento certo, a tecnologia pode tornar seu escritório em uma verdadeira máquina contábil e altamente eficiente.

Quais foram as principais mudanças?

Como ficou claro, muitas coisas mudaram desde o surgimento das tecnologias que vemos no mercado. 

Para os escritórios de contabilidade, os principais ganhos são aqueles que minimizam erros e automatizam processos repetitivos — os quais não faltam nessa área.

Quer mais detalhes? Listamos algumas mudanças importantíssimas para esse setor. Confira:

Reuniões on-line 

Reunir-se com clientes faz parte do dia a dia dos escritórios de contabilidade. No entanto, quando há uma forte demanda de seu escritório, é importante atender todos os clientes o quanto antes.

Uma forma de agilizar o processo é realizar reuniões on-line.

Existem muitas plataformas para isso, como o Zoom, Google Meet, entre outras, que oferecem esse serviço, inclusive gratuitamente.

Outro detalhe importante é que a maioria conta com bloco de notas, permitindo registrar a reunião com riqueza de detalhes.

Atendimentos via WhatsApp

Quando o WhatsApp se popularizou no mundo todo, uma das primeiras atitudes da Meta (antiga Facebook, dona do WhatsApp) foi criar o modo business do aplicativo.

Com ele, diversos problemas foram solucionados no que tange ao atendimento ao cliente, inclusive com respostas automáticas e menus.

O modo business também permite categorizar seus contatos e agrupá-los de acordo com seu interesse, facilitando na hora de propor ofertas e descontos.

Qual o preço disso tudo? É grátis!

Armazenamento em nuvem

Já falamos um pouco sobre a nuvem, mas deixamos alguns aspectos importantes para esse tópico.

Em primeiro lugar, as nuvens são ambientes extremamente seguros. Isso porque existem times de T.I. trabalhando 24/7 para mantê-las funcionais e blindadas contra uma infinidade de ataques.

Em segundo, existem milhares de nuvens por aí, sendo a mais conhecida a da Amazon, a incrível AWS.

Portanto, fique tranquilo quanto a segurança dos documentos sensíveis enviados para lá. Com certeza estão muito mais seguros que nos computadores de seu escritório de contabilidade.

Automação de tarefas

Antigamente existiam milhares de planilhas que eram preenchidas pelos contadores à mão. Depois vinham as contas e a criação dos relatórios.

Quando o Excel se popularizou, essas tarefas passaram a ser feitas de forma totalmente digital, mas a maioria do trabalho ainda era manual. 

Hoje, porém, enviam-se os dados para um servidor devidamente configurado, em questão de segundos, ele processa todo o material e sintetiza em relatórios. 

Toda a operação leva menos de 2 segundos.

Emissão de notas fiscais

Há pouco tempo atrás, as empresas emitiam notas fiscais por meio de talões físicos, que posteriormente eram enviados ao Fisco para confrontar informações.

Hoje, todo o processo é feito digitalmente, inclusive a análise do Fisco, que é em tempo real.

É por isso que os contadores devem saber lidar com os ERPs, softwares que acomodam todas as informações de uma empresa.

Maior segurança

Falamos sobre a segurança das informações enviadas às nuvens. Porém, deixamos passar outra segurança: a das operações.

Ao usar um sistema automatizado, a chance de ele cometer um erro de cálculo é nula — mesmo fazendo 1 milhão de contas por segundo.

Portanto, todos os documentos emitidos por esses softwares são praticamente isentos de erros de contas.

Aumento de produtividade

O aumento da produtividade é natural, quando falamos em avanços tecnológicos.

Pense no seguinte exemplo: um contador leva 10 minutos para preencher uma nota fiscal, enquanto um sistema automatizado faz o mesmo serviço em 1 segundo.

Ou seja, ao se utilizar um software, sua contabilidade se torna 10 x 60 = 600 vezes mais produtiva.

Melhor organização

A organização dos documentos e processos é extremamente importante para os escritórios de contabilidade. 

Aliás, existem sistemas que organizam até mesmo os clientes, facilitando na hora de fidelizá-los.

Relatórios na palma da mão

Por fim, devido  à potência dos celulares de hoje, os relatórios podem ser abertos nas telinhas. Inclusive, a própria manipulação de dados também é uma opção nos smartphones.

Dessa forma, um relatório recém-concluído é enviado, em tempo real, para o cliente, que rapidamente fica ciente das informações contidas nele.

Em um mundo tecnologicamente avançado, todas as empresas devem usufruir das tecnologias disponíveis para manterem-se competitivas.Precisa de ajuda para implementar novas ferramentas em seu escritório? Entre em contato com nossos especialistas!