Já pensou em como o trabalho remoto virou parte da rotina dos escritórios contábeis? Tem gente que ama. Tem gente que ainda estranha. Mas uma coisa é certa: o desafio está em manter tudo sob controle, cumprir prazos, dividir conhecimento e assegurar que nenhum dado se perca pelo caminho.

Nesse cenário de conexão via internet, surge o dilema: como transformar o “cada um na sua casa” em “todo mundo junto e misturado”? Enfim, há esperança – e muita ferramenta boa! A seguir, compartilho sete propostas realmente simples, testadas e aprovadas por times como o da EleveTech, que vive esse universo desde São José dos Campos. Prepare-se, talvez você nunca mais queira um escritório físico igual antes.

Os desafios inesperados do trabalho remoto

Trabalhar à distância pode soar libertador, porém, contadores sabem que a liberdade traz uma responsabilidade em dobro. Do outro lado da tela tudo pode parecer ok, mas basta um detalhe não funcionar – a VPN cai, um certificado digital expira, o colega não responde – e a operação trava.

• Acesso aos sistemas governamentais às vezes é mais delicado do que parece, principalmente quando cada computador está num endereço diferente.
• Troca de informações importantes corre o risco de virar um emaranhado de mensagens perdidas no WhatsApp ou e-mails esparsos.
• Segurança de dados passa a ser uma preocupação diária, não só teórica. Tudo é digital e qualquer vacilo pode sair caro, desde vírus até espionagem.
• Manutenção básica e suporte técnico deixam de ser o famoso “chama o TI, ele resolve”, porque agora o TI precisa ser ágil mesmo longe.

Nem sempre a equipe sabe pedir ajuda do jeito certo.

É por isso que empresas como a EleveTech se dedicam a treinar e acolher, ensinando de forma clara aquela turma que só queria mesmo entender por que o PDF ficou corrompido na hora de mandar pro cliente.

1. Comunicação realmente clara (e fácil)

Se tem um ponto que não pode falhar no trabalho remoto, é a conversa entre contadores, clientes e equipe técnica. Nada mais frustrante que uma orientação perdida no grupo errado, ou problemas que ficam dias sem solução por simples falha de comunicação.

Antes de pensar em grandes inovações, foque no básico. Veja algumas plataformas que ajudam bastante:

• Microsoft Teams: Ótimo para reuniões ao vivo, troca de arquivos, chat rápido.
• Google Chat/Meet: Simples, integra com o Gmail, fácil de acessar e marca reuniões direto na agenda.
• Slack: Para quem gosta de canais organizados e integrações com outras ferramentas do escritório.

Mas não adianta só implantar:

Comunicação funciona quando todo mundo aprende a usar!

Dica prática? Faça encontros online demonstrando como usar as funções principais. Simule problemas reais. Gravando tutoriais curtos para o time acessar sempre que bater dúvida, você ganha tempo e evita retrabalho.

Como já vi na prática com clientes da EleveTech, repetir orientações, tirar uns minutinhos pro tira-dúvidas, faz diferença – e conforta até quem não entende nada de tecnologia.

Sinergia com clientes (não só entre colegas)

No cenário contábil, a comunicação não para dentro da empresa. É com o cliente também! E-mail, ligação, mensagem… tudo vale, mas foco em deixar fácil o histórico de conversas.

• Centralize demandas de clientes em canais exclusivos ou no próprio sistema de chamados do escritório.
• Registre orientações importantes – e não deixe só no boca a boca.
• Pense em criar uma agenda compartilhada para prazos e tarefas de cada cliente. Assim, ninguém fica perdido nem esquece o que já foi combinado.

2. Acesso remoto aos sistemas contábeis

Essa questão é quase um quebra-cabeça: como fazer o computador da sede funcionar igualzinho para quem está longe?

Há algumas soluções:

• VPN: Conexão segura à rede da empresa. Não é um bicho de sete cabeças, mas exige uma explicação humana. O técnico da EleveTech costuma explicar o passo a passo em reuniões no Meet. Ninguém fica no escuro.
• Acesso remoto via softwares autorizados: TeamViewer, AnyDesk, Zoho Assist… Todos oferecem conexão direta, com senha temporária. Ideal para situações pontuais.
• Softwares web: Preferir sistemas hospedados na nuvem, que funcionam direto do navegador sem precisar acessar o computador do escritório físico.

Quer um exemplo? Um escritório contábil optou por migrar o software para nuvem e, em uma semana, ninguém mais reclamava de lentidão. Além disso, a segurança melhorou, porque o próprio sistema já fazia backup automático – caso queira se aprofundar nesse tema, indico o conteúdo sobre soluções de backup publicado há pouco tempo.

Para ensinar a equipe, não tem segredo: simule um acesso, teste junto, deixe o vídeo gravado. Mapeie as perguntas mais comuns e envie as respostas direto no grupo da equipe. Parece simples, e é. Só não pode deixar ninguém para trás.

3. Segurança dos dados é para agora

Confiança no ambiente digital é a base para trabalhar longe dos olhos do chefe – ou dos clientes. Cada arquivo, CPF, documentação, contato de cliente, tudo precisa ser guardado com zelo, principalmente para respeitar a LGPD.

Algumas recomendações são universais, e talvez até meio batidas. Mas não custa lembrar (afinal, já vi escritório derrubar toda operação por esquecer de um backup):

Senha forte nunca é demais.

• Implantar autenticação em duas etapas nos acessos principais.
• Proibir compartilhamento de senha entre colegas.
• Atualizar antivírus e manter o sistema operacional em dia (isso pode até ajudar a evitar dores de cabeça com vírus que sequestram arquivos, como o famoso ransomware).
• Treinar toda a equipe para reconhecer links e e-mails suspeitos. Faça pequenos testes internos, simulando golpes, para ver se alguém morde a isca. A EleveTech já ajudou equipes inteiras a corrigir comportamentos depois de pequenos sustos desse tipo.
• Backup offline e na nuvem – nunca só um ou só outro! – e com rotina definida, como já mencionamos no conteúdo sobre como escolher backups seguros.

Outro ponto é a confidencialidade. Novos integrantes do time precisam entender a seriedade desse tema, e não basta só assinar a política de privacidade – é envolver as pessoas, contar histórias de incidentes, mostrar onde tudo pode dar errado. Se quiser material didático mais detalhado, a EleveTech tem exemplos práticos e vídeos rápidos (às vezes, só 2 minutos) para treinar a equipe de forma leve e sem jargão complicado.

4. Compartilhamento de documentos sem estresse

No escritório físico, bastava passar o papel, carimbar e deixar na mesa do colega. À distância, se cada um tiver sua própria pastinha, o caos aparece rapidinho: versões erradas, arquivos esquecidos, documentos que somem e reaparecem – é um convite ao desastre!

• Google Drive: Simples e fácil de usar, compartilha pastas e permite versionamento, além de comentários que agilizam dúvidas pontuais.
• OneDrive: Ideal para quem já utiliza Office 365. A integração com Excel, Word e Outlook facilita bastante a troca de informações.
• Dropbox: Perfeito para equipes que precisam transferir arquivos pesados, como documentos escaneados ou pastas de clientes muito grandes.
• ElvDrive: A solução da EleveTech é uma ótima alternativa, proporcionando um ambiente seguro e organizado para o compartilhamento de documentos. Com suporte técnico e treinamento, evita-se que arquivos fiquem sem backup ou expostos inadvertidamente.

Pastinha local: só serve para perder documento!

Uma dica de ouro: defina regras claras sobre o que deve ou não ir na nuvem compartilhada. Separe as pastas por cliente, tipo de serviço e – por mais óbvio que pareça – dê nomes claros aos arquivos (Evite: “Documento-novo-final-v2_essaagora.vale.Mesmo”).

Gostou do tema? Aproveite para acessar o guia sobre proteção dos ativos digitais publicado recentemente no blog da EleveTech.

5. Organização de demandas e controle de prazos

Alguns temem perder deadlines fora do ambiente tradicional. A correria do universo contábil, cheia de datas fixas, pede organização quase obsessiva. E não adianta anotar em caderninho. O ideal é transformar processos em fluxogramas digitais, checklists e quadros abertos para todos acompanharem.

• Trello: Bom para quem gosta de ver tudo em colunas (a fazer, fazendo, feito). Dá para criar cards por cliente ou processo, com datas e responsáveis.
• Asana: Organiza projetos, coloca prazos e ainda envia alertas quando uma entrega está próxima do vencimento.
• ClickUp: Para quem precisa de funcionalidades mais avançadas, com cronogramas, dashboards e integração com outros sistemas usados pelo escritório.
• Agenda compartilhada: Pode ser o Google Agenda, ou o calendário do Outlook. Fundamental para alinhar entregas, reuniões, tarefas do dia e, claro, prazos fiscais.

O segredo não está só na ferramenta, mas também nos rituais: defina reuniões rápidas diárias (até 15 minutos mesmo), revisando o status das tarefas. No começo, parece protocolo, mas acostuma e reduz riscos de atrasos. Muitos clientes da EleveTech relataram queda no número de retrabalhos adotando apenas essa rotina simples.

Como ensinar o time?

Não importa o software escolhido: explique, faça junto, e acompanhe! Um grupo pode fazer testes juntos em tarefas fictícias e brincar de “quem entrega primeiro”. Isso gera confiança. E, se preferir, grave as telas, pause, mostre o erro, corrija. O importante é que todos se sintam parte do sistema, e não só mais um número.

6. Suporte técnico remoto de verdade

Parece que trabalhar de casa é só sentar, ligar o notebook e pronto. Quem nunca ficou sem áudio em reunião no dia da entrega? Ou então percebeu o antivírus desatualizado bem na hora daquela retificação urgente?

Para que ninguém fique na mão, suporte remoto não pode ser só promessa. É preciso:

• Ter um canal direto para chamada de emergência: telefone dedicado, WhatsApp comercial, ou sistema de tickets. A EleveTech, por exemplo, responde rápido em diferentes plataformas.
• Manter uma base de conhecimento acessível: artigos curtos, vídeos e perguntas frequentes disponíveis em pasta compartilhada ou no site da empresa.
• Ter manutenção preventiva agendada: não espere o computador travar para chamar ajuda. Combine uma rotina mensal de revisões, mesmo à distância.
• Treinar os próprios colaboradores do escritório a executar rotinas simples: atualização de programas, verificação de conectividade, check-list de envio de arquivos, dentre outros.

Quando o TI resolve antes de virar caos, o cliente nem percebe o problema.

Uma maneira de ensinar a equipe é organizar reuniões técnicas curtas, abertas à participação, sem linguagem difícil. Mostre o que cada botão faz, explique com leveza, incentive perguntas. Com o tempo, o medo de pedir ajuda desaparece.

7. Ambiente físico e equipamentos certos fazem diferença

Não basta distribuição dos computadores; o contexto físico ainda influencia. Postura ruim e internet oscilando viram obstáculos. A ergonomia do ambiente ganha papel relevante. Lembre-se: cada colaborador tem seu próprio “escritório” em casa, com diferentes limitações.

• Invista em cadeiras ajustáveis e apoios para teclado ou mouse – pequenas melhorias previnem dores e afastamentos.
• Garanta internet de boa qualidade e, quando possível, equipamentos atualizados. Assim, o trabalho flui.
• Pads de apoio, iluminação correta, e até fones de ouvido confortáveis evitam distrações e promovem foco.

Você não está sozinho para montar esse ecossistema: a EleveTech oferece consultoria desde a escolha do PC até a configuração ideal, como menciona nesse artigo sobre computadores para escritório remoto. Com uma orientação clara, cada contador aprende a identificar a prioridade dos investimentos e a fazer pequenas adaptações segundo a sua própria realidade.

Outra necessidade pouco dita, mas muito real: definir horários para pausas. Peça para o time reservar momentos do dia para alongar, sair da frente do monitor e beber água. Parece bobagem, mas evita o esgotamento virtual, aquele cansaço que só quem trabalha remotamente entende.

Como amarrar tudo?

Ok, parece muita coisa. E, de fato, o começo pode ser confuso. Talvez, algumas pessoas resistam. Outras vão exagerar e tentar migrar tudo para o digital do dia para a noite.

O segredo está no equilíbrio: devagar, com orientação certa, e sempre em grupo.

Adotando rotinas digitais, investindo em ferramentas acessíveis, organizando reuniões transparentes e criando canais de suporte próximos, você transforma o ambiente de trabalho remoto em um espaço mais colaborativo e seguro.

Se tiver dúvida, procure quem fala a sua língua e entende a sua rotina. Assim como a turma da EleveTech, que aposta em atendimento didático, consultoria próxima e tecnologia fácil de verdade.

Quer aprofundar seu entendimento sobre Tecnologia da Informação para contadores e como ela mudou o perfil profissional nos dias de hoje? Vale conferir também a reflexão sobre o impacto da tecnologia na contabilidade lá no blog.

Um novo caminho para a contabilidade

O trabalho à distância não é temporário. É uma trilha diferente, que pede adaptação, atualização e – por que não? – uma dose de criatividade em cada novo dia. Talvez seu escritório já tenha avançado muitos passos. Se não avançou ainda, está em ótima hora de começar.

O segredo? Peça ajuda quando preciso. Ensine sempre que puder. E nunca deixe de aprender.

Se você busca transformar as dificuldades do ambiente remoto em soluções claras e humanas, conheça melhor a proposta da EleveTech. Nosso objetivo é ajudar seu escritório contábil a crescer sem medo da tecnologia, garantindo resultados práticos, acompanhamento próximo e aquela segurança para realmente focar no que importa: o cliente e a qualidade do serviço. Que tal dar o próximo passo e fazer parte dessa transformação?