A transformação digital já está inserida no dia a dia das empresas de contabilidade no Brasil e sabemos bem disso. O fluxo intenso de informações, a troca de documentos digitais, o acesso remoto e a centralização de dados dos clientes tornaram a tecnologia inseparável do mercado contábil. E com esse avanço, veio também uma preocupação que está muito além do que simplesmente manter arquivos organizados: a proteção de dados pessoais, regulamentada pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Neste artigo, vamos abordar de forma clara os 10 principais cuidados que entendemos como fundamentais para garantir a conformidade com a LGPD no universo dos escritórios contábeis. Trazemos essas orientações a partir de nossa experiência diária na EleveTech, atuando lado a lado com parceiros que buscam soluções viáveis e descomplicadas em TI para contabilidade. Nosso compromisso é facilitar a vida de quem precisa lidar com dados sensíveis, sem alimentar mistérios tecnológicos.

Por que a LGPD é tão significativa para escritórios de contabilidade?

Poucas profissões dependem tanto da coleta e gestão de dados pessoais como a contabilidade. Informações fiscais, bancárias, de funcionários, contratos, balanços – tudo passa pelas mãos do contador. Desde pequenas informações cadastrais até registros completos de movimentação financeira, tudo isso precisa ser protegido segundo os parâmetros da lei.

Um descuido pode gerar prejuízos financeiros e reputacionais irreparáveis.

Por isso, quando falamos em infraestrutura tecnológica, boas práticas de segurança da informação, gestão documental e atendimento à LGPD, estamos tratando de pilares que vão além das obrigações legais: falamos sobre credibilidade e relacionamento com os clientes.

Além disso, a LGPD exige mudanças em processos, cultura e tecnologia. Não se trata apenas de adotar sistemas ou ferramentas, mas de disseminar uma postura responsável sobre privacidade e transparência.

O que a LGPD exige dos escritórios contábeis?

Em resumo, os escritórios precisam:

• Coletar apenas informações necessárias para a execução dos serviços;
• Proteger os dados de seus clientes contra acessos não autorizados, vazamentos e fraudes;
• Manter políticas para tratamento e compartilhamento de dados;
• Garantir transparência sobre quais informações são coletadas e sua finalidade;
• Armazenar os dados com segurança, cumprindo prazos e critérios legais;
• Capacitar sua equipe regularmente;
• Atender solicitações dos titulares, como atualização ou exclusão de dados.

E para que isso aconteça, selecionamos os 10 principais cuidados práticos, aplicando nossa experiência em TI para contabilidade com o olhar didático e humanizado da EleveTech.

1. Mapear e classificar dados regularmente

De tempos em tempos, é fundamental que o escritório desenhe um mapa completo de quais dados são coletados, onde estão armazenados e quem tem acesso a eles. Muitas vezes, percebemos que planilhas antigas, backups esquecidos e documentos em e-mails podem passar despercebidos nessa rotina.

Identificar o fluxo dos dados é o primeiro passo para proteger e estruturar a política de privacidade do escritório.

Em nosso trabalho prático, indicamos classificar os dados por tipo (pessoal, sensível, fiscal, etc.) e registrar tudo em um documento acessível à equipe responsável. Isso facilita a rastreabilidade em caso de auditoria e reduz riscos de exposição por esquecimento.

Vantagens dessa prática

• Permite enxergar pontos críticos de vazamento de informações;
• Ajuda a definir prazos de guarda e descarte de documentos;
• Dá segurança para evidenciar conformidade em fiscalizações.

2. Garantir consentimento claro dos clientes

A LGPD determina que todo dado cadastrado seja coletado de forma legítima, ou seja, com ciência e autorização do titular. Isso significa pedir e documentar o consentimento dos seus clientes sempre que necessário – por exemplo, no envio de newsletters, compartilhamento de informações com parceiros, ou uso de dados para fins diferentes do contratado.

Implementar contratos e termos claros no onboarding de clientes evita dúvidas e facilita o trabalho do escritório diante da fiscalização. Sempre orientamos adotar modelos simples e objetivos, explicando as finalidades, o destino e o tempo de armazenamento dos dados.

Como fazer isso sem complicação?

• Inclua um campo de aceite ou assinatura eletrônica em formulários;
• Guarde registros de consentimentos em local seguro (físico ou digital);
• Deixe sempre disponível um canal para revogação do consentimento.

3. Implementar controles de acesso e autenticação

Nem tudo deve ser acessível a todos na empresa. Dados restritos, como folha de pagamento, certificados digitais ou informações fiscais, precisam ter acessos parametrizados. Isso evita vazamento acidental ou o uso indevido das informações.

Em TI para escritórios contábeis, sempre recomendamos o uso de senhas fortes, autenticação em dois fatores e segmentação de permissões, limitando acessos apenas a quem realmente precisa.

Reduzir privilégios e exigir autenticação é simples, mas faz toda a diferença para evitar incidentes.

Ferramentas que ajudam

• Soluções de controle de acesso físico e digital;
• Gestores de senhas;
• Políticas rígidas de senhas e trocas periódicas.

4. Treinar a equipe de forma contínua

Não adianta investir em software e segurança da informação se a equipe não entende a importância ou os riscos envolvidos no tratamento de dados. A conscientização dos colaboradores é o que faz todo o sistema funcionar corretamente.

Incluímos sempre nos projetos de consultoria um plano de treinamentos regulares, que vai desde noções sobre phishing e engenharia social até práticas seguras para envio e armazenamento de documentos. Trabalhar com exemplos reais ajuda (e muito) as pessoas a fixarem os aprendizados.

Dicas para cultura de privacidade

• Fazer reuniões rápidas e frequentes sobre o tema;
• Compartilhar boas práticas e alertas sobre golpes comuns;
• Incentivar o reporte de situações suspeitas sem punição.

5. Ter um plano de resposta a incidentes

Mesmo com todo cuidado, incidentes acontecem: e-mails enviados para o destinatário errado, perda de dispositivos, falhas técnicas. A pergunta nunca deve ser “se” vai acontecer, mas “quando”.

Por isso, ter um plano definido para lidar com incidentes reduz o impacto e agiliza a comunicação ao cliente e aos órgãos reguladores. Não estamos falando de burocracia, mas de garantir agilidade e transparência.

Esse plano deve prever como identificar, isolar, corrigir e reportar o problema. Envolver um responsável técnico e jurídico é indispensável.

O que um bom plano de resposta inclui?

• Métodos para detectar falhas ou vazamentos o quanto antes;
• Comunicação interna e externa clara e formalizada;
• Checklists para orientar as primeiras ações após o incidente.

6. Garantir backup seguro e gerenciamento de versões

Entre as dores mais comuns de nossos clientes, a perda acidental de arquivos ou o ataque de ransomware continuam assustando. Em muitos casos, um backup confiável é o que salva o escritório de sérios prejuízos.

Backups devem ser automáticos, criptografados e, de preferência, armazenados em local externo ao ambiente principal. Em soluções como a ElvDrive, tudo pode ser feito de maneira simples, garantindo restauração rápida e controlada das versões.

O gerenciamento de versões também é vital. Assim, se um arquivo for alterado ou deletado sem querer, é possível recuperar a versão anterior, sem depender apenas da “lixeira” do sistema.

7. Usar ferramentas seguras para compartilhamento de arquivos

Se existe uma rotina típica da contabilidade, é a troca rápida de documentos entre clientes, contadores e órgãos do governo. Enviar arquivos sensíveis por e-mail ou aplicativos de mensagens comuns pode parecer prático, mas esconde riscos enormes.

No contexto de TI adaptada para empresas contábeis, priorizamos ferramentas específicas para compartilhamento seguro, que permitem controle de acesso, rastreamento de downloads e expiração de links. Soluções projetadas pensando em pequenas e médias empresas são aliadas nessa missão.

Evitar o uso de métodos informais para envio de arquivos é uma das medidas mais simples e efetivas para atender a LGPD.

Recursos interessantes

• Permissões por usuário ou grupo de clientes;
• Notificações de acesso ou download de documentos;
• Armazenamento em nuvem em ambiente brasileiro, conforme a legislação.

8. Controlar adequadamente o ciclo de vida dos dados

Guardar “só por guardar” costuma ser o erro mais recorrente nos escritórios. E se, em algum momento, esses dados não forem mais necessários, eles devem ser descartados corretamente.

A LGPD é clara: dados devem ser armazenados apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade. Vencido o prazo legal ou contratual, o escritório deve eliminar tudo com segurança, sem deixar rastros eletrônicos ou físicos.

Na EleveTech, incentivamos a elaboração de cronogramas para revisão periódica dos dados, automação do descarte e registro de destruição segura. Isso reduz o risco de vazamentos por arquivos “esquecidos” em pastas antigas ou cartões de memória.

Como evitar acúmulo de dados?

• Estabelecendo prazos claros de retenção em contratos;
• Automatizando notificações para revisão e eliminação;
• Realizando auditorias internas anuais.

9. Revisar contratos com fornecedores de tecnologia

Grande parte dos sistemas usados por escritórios contábeis são de terceiros: ERPs, backup, certificação digital, CRMs, aplicativos governamentais. Por isso, é obrigatório verificar se esses fornecedores cumprem também as diretrizes da LGPD.

Assim como o escritório é responsável pelos dados do cliente, os prestadores de serviços precisam ter responsabilidade solidária no tratamento dessas informações.

Verifique nos contratos se há cláusulas sobre armazenamento, backup, sigilo e exclusão de dados. Sempre que possível, centralize o controle desses pontos em ferramentas cuja aderência à LGPD seja comprovada.

10. Monitorar e atualizar políticas internas regularmente

Não existe política “pronta” que funcione para sempre. A legislação muda, o perfil dos ataques digitais evolui e o comportamento dos clientes também. Por isso, é fundamental revisar periodicamente todos os procedimentos internos de proteção de dados.

Nossa sugestão é nomear um responsável, criar um calendário de revisões e usar indicadores para medir a efetividade das práticas implementadas. Até mesmo pequenos escritórios podem adotar essa governança sem complicação.

• Documente atualizações e dissemina as novas políticas para todos os colaboradores;
• Colete feedback dos clientes sobre o atendimento à privacidade;
• Mantenha-se informado sobre incidentes ou mudanças legais que afetem o setor.

Como integrar a LGPD no dia a dia da contabilidade?

À medida que conversamos com dezenas de escritórios, percebemos o desafio de transformar a LGPD em rotina e não em mais uma obrigação difícil. Esse processo depende de ajustes simples e constantes, apoiando-se em tecnologia de fácil acesso, comunicação transparente e cultura organizacional consciente.

A EleveTech surgiu justamente dessa necessidade. Queríamos simplificar, democratizar e mostrar que TI para contabilidade não é um “bicho de sete cabeças”. Implementar camadas de segurança, automações e processos não precisa ser sinônimo de altos custos ou complexidade.

Temos a satisfação de acompanhar clientes que criaram políticas adaptadas à sua realidade, usaram nosso apoio para treinar equipes e adotaram soluções acessíveis como backup, controle de compartilhamento e consultoria de aquisições. E quando há dúvidas, orientamos de perto, deixando de lado termos técnicos e falando sempre de pessoa para pessoa.

Mais dicas práticas para aplicar hoje

Nem sempre é preciso esperar por grandes sistemas para dar os primeiros passos. Aqui estão outras atitudes que podem ser aplicadas já, diariamente:

• Configure notificações de acesso em pastas digitais sensíveis;
• Estabeleça rotinas de troca de senhas a cada três meses;
• Mantenha softwares de antivírus e firewall sempre atualizados;
• Inclua lembretes automáticos nos calendários para revisão de contratos de fornecedores;
• Converse sobre proteção de dados com seus clientes de forma clara, mostrando transparência;
• Monitore tendências em soluções tecnológicas que facilitam a rotina contábil;
• Reforce o uso de autenticação em dois fatores sempre que possível.

Indicadores que mostram que o escritório está no caminho certo

Monitorar resultados ajuda a alinhar expectativas e comprovar que as ações estão funcionando. Eis alguns sinais de um ambiente mais seguro e alinhado com a LGPD:

• Nenhum vazamento ou incidente relevante registrado no último ano;
• Auditorias internas de dados com bom resultado;
• Colaboradores ativos e atentos a processos de segurança;
• Clientes satisfeitos com a transparência e agilidade na solução de dúvidas relacionadas a privacidade;
• Controle atualizado dos acessos aos dados sensíveis.

O que fazer em caso de suspeita de violação de dados?

Em caso de suspeita ou real violação, o primeiro passo é agir rápido. Comunique o responsável pela TI imediatamente e siga o plano de resposta do escritório. É melhor um alarme falso do que omitir um incidente!

Transparência com clientes e autoridades é fundamental. Mantenha registros detalhados e documente tudo para amparar possíveis investigações.

Se você se interessou por aprofundar-se nesse aspecto, recomendamos a leitura sobre o que é LGPD e como ela afeta a sua contabilidade e também formas de proteger os ativos mais valiosos da empresa.

O apoio da EleveTech faz diferença?

Sabemos que orientar, implantar controles e automatizar processos demanda tempo, paciência e atualização constante. Por isso, nosso papel não é só oferecer suporte técnico, mas ser parceiro do escritório. Priorizamos planos flexíveis, linguagem simples e atendimento personalizado.

Seja com consultoria para aquisição de equipamentos, gestão de backups ou implantação de políticas, ajudamos nossos clientes a manter a guarda de informações em alinhamento total com as exigências legais – inclusive com foco especial na LGPD e na segurança da informação (veja um passo a passo dedicado ao tema).

Privacidade de dados é uma responsabilidade compartilhada e constante.

Assim, acreditamos que TI para contabilidade, quando bem feita, não protege só a empresa, mas também o futuro dos relacionamentos confiáveis e duradouros.

Considerações finais: O próximo passo para seu escritório

Concluir a leitura deste artigo e entender os cuidados diários com a LGPD já é um avanço relevante para sua empresa contábil. Seguimos atentos às movimentações do setor e prontos para auxiliar quem busca segurança, simplicidade e confiabilidade para os processos digitais.

Pequenas mudanças de hoje garantem a tranquilidade de amanhã.

Se você precisa de ajuda para avaliar, implementar ou revisar as práticas de proteção de dados e tecnologia em seu escritório, conheça melhor nosso trabalho. Acesse os conteúdos práticos sobre consultoria em TI para contabilidade, experimente nossas soluções e veja como é possível estar em conformidade com a LGPD sem perder tempo nem recursos. Estamos prontos para ajudar sua empresa a crescer com segurança.