Em nosso dia a dia na EleveTech, notamos que muitas empresas ainda tratam o desligamento de colaboradores simplesmente como um processo do RH, focado apenas na parte burocrática. Mas, poucos percebem os riscos reais envolvidos quando ex-funcionários mantêm quaisquer acessos, mesmo mínimos, aos sistemas, arquivos na nuvem, e-mails, ou até mesmo grupos e ferramentas corporativas.

Ignorar os riscos digitais do desligamento pode custar caro para qualquer organização. Vazamentos, manipulações ou exclusões de dados críticos podem comprometer operações, reputação e trazer sérias dores de cabeça legais, especialmente frente à LGPD e auditorias cada vez mais frequentes. Em nossa experiência, a tecnologia já oferece hoje meios de evitar essas ameaças, automatizando etapas e blindando o ambiente contra falhas humanas e intenções maliciosas.

Neste artigo, vamos apresentar os 7 principais erros no desligamento que colocam a segurança informacional em risco. Mostraremos exemplos concretos, soluções práticas, e como integrar tecnologia, processos e uma nova mentalidade para transformar o desligamento em um gesto seguro para todos.

O desligamento além do RH: o erro de subestimar o fator digital

Quando um funcionário deixa a empresa, seja por decisão própria ou organizacional, a prioridade costuma ser desligar benefícios, recolher crachás e encaminhar demissões ao setor responsável. Mas há uma etapa igualmente importante que, se negligenciada, pode virar pesadelo: a revogação de acessos.

Imagine um ex-funcionário ainda acessando dados sensíveis, arquivos de projetos, e-mails confidenciais ou mesmo aplicações que movimentam o negócio. Não parece tão raro, não é? É mais comum do que se imagina e justamente aqui começam os riscos de vazamento, sabotagem ou até chantagem.

Segurança da informação é responsabilidade de todos, não só do setor de TI.

Não é exagero: segundo nossa vivência com pequenas e médias empresas, ações relacionadas ao desligamento seguro precisam ir além da mera exclusão de usuários, envolvendo rotinas automatizadas, controles granulares e protocolos digitais que, juntos, fecham as portas para problemas sérios.

Quer se aprofundar no impacto disso na segurança da sua empresa? Temos um conteúdo específico mostrando como a segurança da informação é essencial na proteção de ativos e o papel do suporte gerenciado para blindar processos como o desligamento.

Erro 1: Não revogar acessos imediatamente

O erro mais clássico é acreditar que “depois a gente vê” quando o assunto são os acessos dos ex-colaboradores. Muitas vezes, levam-se dias ou até semanas para desativar contas em sistemas, pastas em nuvem, e-mails e plataformas internas. E basta um descuido para que informações estratégicas sejam expostas.

• Todo acesso precisa ser cortado no instante em que o vínculo é encerrado.Encerramento automático de e-mails corporativos
• Revogação imediata de logins em portais e ERPs
• Bloqueio em aplicativos de comunicação, drives na nuvem e grupos

Ferramentas modernas de gestão de identidade, conhecidas como IAM, são aliadas ao permitir a centralização do controle. Soluções deste tipo, junto a rotinas bem definidas, dificultam esquecimentos e tornam o desligamento digital eficiente e rastreável.

Ignorar esse passo abre margem para fraudes, exclusão de dados e riscos reputacionais altíssimos.

Erro 2: Deixar arquivos na nuvem ou servidores sem restrição

Outro equívoco comum? Os ex-funcionários continuam com acesso a arquivos na nuvem, servidores empresariais ou áreas reservadas do OneDrive, Google Drive ou similares. Seja para consultar antigos trabalhos, copiar contatos, dados de clientes ou simplesmente por conta de esquecimento na migração de arquivos, o resultado pode ser grave.

• Vazamento de projetos ainda não lançados
• Exposição de informações sensíveis de clientes
• Dificuldade para auditorias e comprovação legal da proteção de dados

No contexto da LGPD, é imprescindível bloquear acessos a partir do momento do desligamento para evitar sanções e prejuízos financeiros.

Erro 3: Não implementar backup automático, e imutável

Assim que um colaborador anuncia a saída, aumentam drasticamente as chances de exclusões acidentais ou até propositais de arquivos. Remoções são silenciosas e, por vezes, só percebidas muito tempo depois, inviabilizando a recuperação de dados críticos.

O segredo? Implementar uma rotina de backup automático e imutável. Dessa forma, qualquer exclusão pode ser revertida, evitando prejuízos operacionais e financeiros.

• Backup recorrente: faz cópias automáticas, sem depender da memória ou boa vontade de ninguém.
• Backup imutável: protege cópias para que não possam ser alteradas ou apagadas, nem mesmo por administradores com más intenções.

Empresas que apostam nessas ferramentas mantêm a tranquilidade diante de possíveis sabotagens ou erros humanos. Soluções como as que citamos na nossa análise de métodos de backup são um novo “seguro de vida” digital.

Backup imutável: último refúgio contra exclusões mal-intencionadas.

Erro 4: Falhar no monitoramento e auditoria de acessos

Muitas empresas não monitoram os acessos e ações de seus colaboradores, o que dificulta a identificação de movimentos incomuns, como downloads massivos, transferências suspeitas ou exclusões em massa momentos antes do desligamento.

Investir em soluções de monitoramento e auditoria é hoje uma necessidade. Essas práticas garantem rastreabilidade e agilidade para agir se qualquer atividade fora do normal surgir, fortalecendo muito a postura preventiva.

• Monitoramento pode evitar vazamentos e preparar relatórios valiosos para auditorias e compliance.Alertas automáticos ao detectar downloads ou exclusões suspeitas
• Relatórios com logs detalhados de acesso (quem acessou, o que, quando e por quanto tempo)
• Respostas rápidas para mitigar ameaças detectadas

Em nossos atendimentos, uma falha comum é deixar a responsabilidade desse controle somente para os profissionais de TI. O certo é envolver gestores e manter comunicação direta com a equipe, promovendo transparência.

Erro 5: Não ativar políticas de Data Loss Prevention (DLP)

Ferramentas de Data Loss Prevention, conhecidas como DLP, permitem restringir drasticamente o envio ou compartilhamento de informações sensíveis para fora da empresa, seja por e-mail, plataformas de nuvem ou dispositivos USB. Assim, mesmo que alguém tente transferir dados de clientes ou relatórios estratégicos, o sistema identifica e bloqueia a ação.

Camadas adicionais de proteção digital bloqueiam tentativas de vazamento, mesmo nas situações mais criticas.

• Implantação de DLP em e-mails e servidores de arquivos
• Configuração de regras para impedir downloads, anexos e compartilhamentos não autorizados
• Uso de ferramentas nativas do Microsoft 365 ou Google Workspace

Já falamos profundamente sobre outros erros de proteção, especialmente em setores sensíveis, como demonstra nosso artigo sobre segurança da informação em escritórios.

Erro 6: Não treinar equipe e ignorar a conscientização sobre segurança

Agora, se tem algo que toda tecnologia do mundo ainda não resolveu, é o fator humano. Usuários desatentos, sem treinamento ou desconhecedores de protocolos, tornam-se protagonistas de incidentes de segurança, muitas vezes de modo não intencional.

• Segurança é cultura, não só tecnologia.Campanhas periódicas de conscientização sobre riscos (como phishing, engenharia social e manipulação de dados)
• Simulações de situações de risco para fixar boas práticas
• Capacitação sobre as consequências legais de vazamentos, conforme a LGPD

Vivenciamos vários casos onde colaboradores só passaram a colaborar efetivamente após compreenderem as responsabilidades envolvidas. O treinamento constante é tão fundamental quanto renovar o antivírus.

Para aprender mais sobre como estruturar essa cultura, recomendamos a leitura do artigo detalhando os cinco passos para fortalecer a segurança com apoio do suporte profissional.

Erro 7: Acreditar que “ferramentas resolvem tudo sozinhas”

Automatizar processos, investir em proteções de última geração, seguir normas e protocolos digitais, tudo isso é fundamental. Mas não basta. Muitas organizações depositam fé demais em softwares, ignorando que vulnerabilidades surgem justamente nos detalhes, como um esquecimento de senha, um acesso por VPN que nunca foi revogado ou uma rotina não testada na prática.

• Segurança é um ciclo: envolve tecnologia, processos e, principalmente, atitude colaborativa.Testes periódicos dos protocolos de desligamento
• Avaliação de permissões e acessos em todas as trocas de colaboradores
• Integração de times de RH, TI e jurídico nas ações preventivas

Nenhum sistema sozinho substitui uma equipe engajada e preparada.

Protocolos digitais e recursos que fazem a diferença no desligamento seguro

Já vimos muitos dos riscos em cada um dos erros citados. Mas, afinal, o que constitui um protocolo digital robusto para desligamento seguro? Em nossa visão na EleveTech, são três pilares principais:

• Automatização: uso de sistemas que centralizam toda a gestão de identidade, com revogação inteligente ao menor sinal de alteração no quadro de pessoal.
• Monitoramento contínuo: acompanhamento constante de acessos e geração de relatórios claros, entregues não só à TI, mas também à liderança.
• Backup estruturado: armazenamento em várias camadas, incluindo backup imutável, garantindo que nada seja realmente perdido, mesmo em casos extremos.

Se deseja implementar melhorias imediatas, recomendamos nossa abordagem detalhada de proteção de dados contra perdas e violações, que cobre recomendações práticas para todos os portes de empresas.

Consequências legais e operacionais: riscos aumentados com a LGPD

Não é novidade que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe um novo patamar de responsabilidade para empresas que lidam com dados pessoais de clientes, fornecedores ou colaboradores. Na prática, só é possível atender as exigências da LGPD no desligamento se o suporte de TI agir em sincronia com RH e demais áreas.

• Vazamentos após desligamentos podem resultar em multas milionárias, processos cíveis e administrativos e prejuízos graves para a marca.Ter protocolos digitais e documentações das ações de desligamento ajuda (muito) em auditorias de compliance
• A rastreabilidade de acessos afastados resguarda gestores individualmente
• Monitoramento ativo e políticas padronizadas dificultam ações intencionais e comprovam proatividade diante dos órgãos fiscalizadores

Tecnologia acessível para pequenas e médias empresas

Sabemos que, muitas vezes, a sensação é que protocolos de segurança e soluções avançadas são restritas às grandes corporações. Mas não precisa ser assim. Nossa missão na EleveTech é justamente democratizar recursos para que pequenas e médias empresas tenham o mesmo nível de proteção, sem complexidade e com investimento acessível.

Serviços como backup gerenciado para servidores, consultorias em segurança da informação e sistemas de armazenamento seguro (como o ElvDrive) tornam-se cada vez mais realidade para empresas de qualquer porte, com suporte próximo e humanizado, e sempre alinhados à legislação vigente.

Não deixe para amanhã! Cada desligamento precisa ser tratado como uma oportunidade de fortalecer a segurança. Implementar processos claros é cuidar do futuro da empresa.

Se você deseja avançar para um patamar mais seguro, automatizado e tranquilo, conheça nossos serviços na EleveTech, pode contar conosco para proteção digital, consultorias especializadas e o suporte externo que garante que cada saída de colaborador signifique, de fato, um encerramento seguro. O futuro do seu negócio merece esse cuidado.