Apesar de anos desde a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados brasileira, percebemos em nosso dia a dia que o cuidado com dados pessoais e sensíveis ainda é deixado de lado em muitos escritórios. Entre obrigações fiscais, trabalhistas e toda a rotina dura dos contábeis, frequentemente a segurança de informações acaba em segundo plano. Isso deixa brechas perigosas, que podem custar caro para qualquer negócio.

Nossa experiência na EleveTech, atendendo escritórios em todo o Brasil, reforça que boa parte das falhas tem origem em práticas cotidianas, de ordem interna mesmo, facilmente evitáveis com atenção e ferramentas certas. Não é preciso um grande ataque externo para causar prejuízo – basta um descuido básico no compartilhamento ou no armazenamento de planilhas e documentos.

Por que os escritórios de contabilidade são tão vulneráveis?

Empresas de contabilidade lidam diariamente com dados fiscais, trabalhistas, informações financeiras de clientes e colaboradores, além de dados médicos em caso de afastamentos, declarações de saúde ou benefícios. Isso tudo com acesso, muitas vezes, descentralizado e pouca cultura de segurança na rotina do escritório.

Enquanto antigamente as preocupações estavam apenas em cumprir o eSocial, folha e envio de declarações, hoje a responsabilidade vai muito além. O desafio está em proteger os dados de verdade: restringir acesso, rastrear quem visualiza, descartar corretamente o que não é mais útil e, principalmente, treinar toda equipe para adotar práticas seguras.

O valor dos dados está na rotina, não só no papel.

Neste artigo, vamos apresentar os 10 erros que mais observamos, explicar por que eles colocam sua operação em risco e como trazer para sua empresa a proteção de dados que a lei exige, de forma prática, clara e aplicável agora mesmo no seu dia a dia.

O ciclo de vida dos dados: muito além da coleta

Antes de tratarmos dos erros, precisamos alinhar uma verdade pouco dita: quem pensa que a responsabilidade acaba quando coleta o dado está equivocado. A legislação atual exige um controle cuidadoso durante todo o ciclo de vida dessas informações. Isso inclui desde o momento que recebemos um dado, passando por armazenamento seguro, uso correto e, no fim, o descarte adequado de tudo que não tem mais finalidade.

Negligenciar qualquer ponto desse ciclo pode abrir espaço para incidentes: de pequenos constrangimentos a processos trabalhistas severos, ou denúncias de clientes e fornecedores que enfrentaram vazamentos de seus dados.

10 erros comuns que causam vazamentos de dados em escritórios

Veja nossa lista dos principais erros – muitos deles presentes até hoje em 2024, mesmo depois de todos os alertas e da maturidade crescente do tema:

1. Compartilhamento indiscriminado de planilhas e listas sensíveis

Planilhas salvas em pastas públicas da rede, ou no drive compartilhado da empresa, acabam disponíveis para mais pessoas do que deveriam. Informações de salários, benefícios, dados fiscais, exames médicos e contratos aparecem soltas por ali, acessíveis para qualquer um da equipe, do estagiário ao gestor. O controle de acessos precisa ser rigoroso, baseado no que cada função precisa acessar, e não no comodismo do “deixa aberto para todos”.

• Restrinja pastas por setor e por nível de permissão;
• Parece simples, mas revisar regularmente quem acessa o quê faz parte de uma política eficiente;
• Evite planilhas com diversas abas misturando dados de clientes diferentes na mesma planilha compartilhada.

2. Envio de documentos sensíveis sem proteção por e-mail

É comum o envio de holerites, contratos ou até mesmo informações médicas por e-mail, sem qualquer tipo de senha ou criptografia. Esses arquivos, uma vez enviados, circulam livremente – podendo ser encaminhados, copiados ou até mesmo interceptados.

Enviar documentos sensíveis sem proteção é como deixar a porta aberta esperando que ninguém vá entrar.

Ferramentas como o ELVDrive foram criadas justamente para entregar ao escritório um ambiente seguro de compartilhamento, com permissões ajustáveis e registro de quem acessou cada arquivo. Adotar soluções assim elimina muitos riscos rotineiros.

3. Drives de arquivos compartilhados sem limite ou organização

Outro problema frequente é o drive da empresa virar um “bazar” de documentos: cada colaborador salva algo novo toda semana, não há organização, muito menos regras para o que deve ser mantido ou deletado. Pastas antigas com dados pessoais e históricos importantes acabam esquecidas, sem controle, ou até acessíveis por colaboradores que nem fazem mais parte do escritório.

• Defina responsáveis por pastas específicas;
• Revise os acessos periodicamente e exclua ex-funcionários;
• Criar uma política de retenção de documentos e exclusão periódica é fundamental.

4. Permissões excessivas a dados restritos (acesso além do necessário)

Esse talvez seja o erro mais invisível do cotidiano: permitir que qualquer colaborador tenha acesso a dados de clientes aos quais não presta serviço, ou acessar informações trabalhistas sem real necessidade. Não são apenas riscos técnicos, mas também morais e legais. Se uma informação médico-trabalhista for exposta, além de processo pode surgir um dano moral significativo.

Treinamentos periódicos e políticas de permissão dinâmica ajudam muito para corrigir esse cenário, associando acesso ao real papel do colaborador no projeto ou cliente.

5. Falta de política de controle de acesso e rastreamento

Não registrar quem acessou documentos sensíveis ou não identificar quais colaboradores abriram um arquivo importante dificulta até mesmo a rápida resposta caso haja um incidente. O rastreamento e controle de logs é visto com naturalidade em grandes empresas, mas ainda engatinha em muitos escritórios contábeis. Nossa recomendação é sempre utilizar plataformas que mostrem histórico de acesso e alterações nos arquivos – como a nuvem ELVDrive, projetada para este cenário.

6. Armazenamento de dados em dispositivos pessoais

Pendrives, notebooks pessoais ou até WhatsApp são usados para salvar cópias de documentos. O risco aqui é enorme; basta o roubo ou perda de um dispositivo e pronto: dados de clientes expostos, inclusive fazendo a empresa responder judicialmente por falta de controle adequado sobre informações sensíveis.

Quando o dado sai do ambiente controlado, o escritório perde o domínio sobre ele.

O ideal é proibir a transferência de arquivos críticos para dispositivos não gerenciados e, sempre que possível, limitar acessos a ambientes corporativos monitorados.

7. Falhas no descarte de documentos obsoletos

Guardar documentos além do tempo necessário, sem critério, gera riscos absolutamente desnecessários. Dados antigos continuam sendo protegidos pela lei – mantê-los disponíveis sem finalidade aumenta a quantidade de informações vulneráveis no escritório sem qualquer benefício real.

• Estabeleça uma rotina de análise e descarte;
• Inclua todas as áreas: fiscal, RH, cliente, etc.;
• Prefira sempre a destruição segura – apagamentos só de nome podem ser insuficientes.

8. Falta de treinamento prático em proteção de dados

Um dos erros mais simples de resolver é também um dos mais frequentes. Nossa experiência mostra que muitas falhas acontecem não por má-fé, mas por desconhecimento. Tarefas triviais, como responder rapidamente a um cliente ou enviar um arquivo para análise, acabam sendo feitas sem se atentar ao sigilo.

Recomende aos colaboradores cursos rápidos, treinamentos internos e discussões periódicas sobre bons hábitos de proteção. Não basta enviar um manual: praticar é essencial.

9. Ausência de políticas escritas e revisadas periodicamente

Políticas deixam de ser aplicadas quando estão apenas no papel, guardadas em uma pasta que ninguém lê. Para serem eficientes, precisam nascer da realidade do seu escritório, envolver todos os setores e, principalmente, passar por revisão constante – acompanhando as mudanças técnicas, legais e de equipe.

Transformar a proteção de dados em cultura depende muito desse movimento.

10. Subestimar riscos internos em detrimento dos externos

Boa parte da mídia trata o risco de vazamento como algo externo – um hacker, um ransomware, uma invasão. Mas o que mais vemos na prática são deslizes internos motivando incidentes. A cultura do “deixa comigo, eu conheço esse cliente” ganha espaço e, assim, dados sensíveis circulam por WhatsApp pessoal, planilhas enviadas para e-mails particulares, documentos impressos esquecidos na impressora aberta.

A maior ameaça está dentro do escritório, no detalhe do cotidiano.

Colaboradores mal treinados ou permissões concedidas além do necessário são, em muitos casos, mais perigosos do que qualquer ataque externo sofisticado.

Consequências dos incidentes: muito mais que multa

Descuidos geram impacto financeiro – mas os prejuízos vão além. O escritório pode sofrer processos de funcionários ou clientes afetados por vazamento de dados, enfrentar danos à reputação e, em casos graves, ter sua operação paralisada por questionamentos legais. Empresas parceiras ou fornecedores também passaram a exigir certificados e relatórios periódicos sobre proteção de dados, elevando o rigor do mercado.

Esse novo cenário exige que todo tratamento de dados seja documentado, auditável e tenha registro de responsabilidades claras. Muitas dessas informações podem ser aprofundadas em artigos como O que é LGPD e como ela afeta sua contabilidade e também no material que preparamos sobre a importância da segurança da informação em escritórios.

• Multas podem chegar a 2% do faturamento da empresa;
• Ações de danos morais, especialmente se envolverem dados de saúde ou finanças;
• Cancelamento de contratos com parceiros e clientes que exijam adequação real à legislação;
• Manchas na imagem e perda da confiança do mercado, algo difícil de recuperar.

Todos esses riscos são reflexo de práticas antigas, mas corrigíveis, bastando vontade e acompanhamento próximo de tecnologia e RH.

Como evitar esses erros: ações práticas para aplicar agora

Em nossa vivência, algumas ações imediatas fazem grande diferença:

1. Criar um inventário real de dados: Quais informações o escritório possui? Onde estão armazenadas? Quem tem acesso?
2. Implantar e revisar permissões periodicamente: Ajustar acessos conforme funções, utilizando ferramentas como o ELVDrive para garantir rastreabilidade.
3. Criar políticas de retenção e descarte: Não mantenha dados além do necessário.
4. Treinar a equipe de verdade: Não só em teoria, mas usando situações reais do escritório.
5. Documentar os processos: Elaborar políticas, manuais claros e sem jargão técnico.

Conte com empresas especializadas quando sentir necessidade, pois suporte técnico aliado a consultoria em proteção de dados faz toda diferença para manter os dados seguros e o negócio livre de incidentes.

Mais tecnologia, menos papelada: adaptando o escritório à nova realidade

Mudar a cultura interna requer mais do que uma atualização técnica; exige revisão constante dos processos. Afinal, cumprir obrigações legais (eSocial, transmissão da folha, declarações) não significa estar adequado à LGPD, é preciso garantir todo o ciclo seguro do dado.

Empresas como a EleveTech desenvolvem soluções personalizadas para ajudar escritórios contábeis a revisarem controles de acesso, políticas internas e a adotarem nuvens seguras, permitindo que toda circulação de documentos aconteça de modo rastreável, transparente e alinhado com a legislação.

Não transforme a lei em um fardo. Automatize processos, substitua papelada antiga por soluções digitais e tire dúvidas com quem entende tanto de contabilidade quanto de tecnologia. Um bom suporte de TI especializado no seu segmento, como o que oferecemos na EleveTech, não só orienta na escolha de softwares e equipamentos seguros, como implementa processos de backup, antivírus e auditoria – blocos fundamentais de uma rotina blindada.

Está curioso sobre como um suporte de TI pode transformar o dia a dia do seu escritório? Em nosso artigo sobre suporte de TI para contabilidades, exploramos o impacto direto das soluções tecnológicas na eficiência e segurança das empresas contábeis.

Evite falhas: construa uma cultura de proteção de dados

O segredo está em ir além do mínimo exigido:

• Incentive o engajamento de todos no escritório, do gerente ao estagiário, na identificação de riscos e correção dos processos;
• Transforme os resultados dos treinamentos em indicadores periódicos, mostrando evolução e pontos de atenção;
• Promova a revisão constante de acessos através de reuniões curtas, mas frequentes, entre os responsáveis pelas áreas sensíveis;
• Adote soluções que permitam compartilhamento personalizado, garantindo facilidade para os colaboradores e segurança para os dados.

Um escritório só se protege de verdade quando faz da segurança de dados parte de sua cultura.

Quer evitar incidentes e proteger seu escritório?

Se você se identificou com algum dos erros descritos, é hora de agir. Não espere o problema bater à porta para corrigir práticas importantes! Conheça nossos serviços especializados em proteção de dados e suporte de TI para escritórios, além das soluções de armazenamento seguro com o ELVDrive – tecnologia feita sob medida para quem lida diariamente com informações sensíveis.

Segurança não é moda ou tendência: é cuidado diário e prioridade de quem quer crescer no mercado.

Na EleveTech, acreditamos que tecnologia bem implantada pode ser leve, prática e acessível, inclusive para pequenas e médias empresas. Descubra como transformar sua empresa e deixar para trás a insegurança dos velhos hábitos. Acesse nosso blog e aprenda sobre os passos para implementar segurança da informação com suporte de TI de qualidade. Conhecer e praticar essas diretrizes é o primeiro passo para se destacar, conquistar clientes e, definitivamente, se proteger de vez dos vazamentos de dados.

Convidamos você a conhecer mais sobre a EleveTech e experimentar as soluções que estão redefinindo o cuidado com informação no setor contábil.