Já parou para pensar em como inteligência artificial realmente pode transformar o seu escritório de contabilidade? Eu já vivenciei muitos modismos tecnológicos, cada um prometendo milagres. Só que, ao contrário do que se imagina, preparar um negócio para a IA não começa por escolher ferramentas ou implantar robôs. Parece estranho? Mas é verdade. O ponto de partida é outro: entender profundamente quais desafios e oportunidades você quer atacar.

Neste artigo, trago minha visão após inúmeros projetos em escritórios contábeis, além da experiência junto à EleveTech, que sempre focou em traduzir tecnologia em soluções acessíveis e reais para pequenas e médias empresas de contabilidade. Vou mostrar por que adaptar-se a um mundo de IA vai pedir que você repense prioridades e deixe de lado a ideia de “adotar a solução do momento”.

A tecnologia só é útil se resolver o que realmente importa para o negócio.

Se você quer construir uma contabilidade mais flexível e pronta para gerar valor de verdade, convido a seguir comigo nessas quatro estratégias. Escolhi exemplos reais, histórias rápidas e formas práticas de enxergar o que precisa ser feito. E, sim, sem jargões e sem enrolação.

O erro de começar pela ferramenta

Quantas vezes vejo empresas pensando: “Qual IA eu devo contratar? Qual sistema devo instalar?” Curiosamente, raramente essas conversas abordam qual problema o escritório está mesmo tentando resolver.

Para um escritório contábil, como os que buscam suporte de TI com a EleveTech —, faz todo sentido primeiro definir os objetivos da organização. Quer diminuir tempo nas tarefas repetitivas? Tornar o atendimento mais ágil? Reduzir riscos de erros? Só após listar esses desafios é que soluções tecnológicas fazem sentido.

Olhe alguns exemplos típicos de objetivos que tenho visto:

• Reduzir retrabalho nos lançamentos fiscais
• Tornar o onboarding de novos clientes mais rápido e personalizado
• Automatizar a conferência de documentos recebidos
• Garantir a segurança dos dados em conformidade com a LGPD

Percebe como essas questões são mais relevantes do que qualquer debate sobre software x ou y? E, se isso ainda parece abstrato, recomendo ler este conteúdo do blog: Como a tecnologia mudou a contabilidade. Ajuda a mostrar, com exemplos bem práticos, como a transformação não acontece só porque um sistema novo apareceu no mercado.

Por que pensar além do ganho imediato?

Confesso que, de início, também caí na tentação de buscar apenas pequenas melhorias. Mas, cada vez mais, notei que a IA só fará diferença real no escritório de contabilidade se estiver conectada a indicadores de negócio, com acompanhamento próximo de resultados.

Criar uma organização capaz de aprender rápido e se adaptar melhor à mudança de clientes, legislações ou tecnologia, é mais importante do que escolher entre o algoritmo A ou B. Eu costumo pensar assim: “Se seu negócio se adapta fácil, ele sobrevive e cresce. Se fica travado em planilhas ou métodos antigos, vai ficando para trás”.

Primeira estratégia: priorize os desafios do negócio, não as ferramentas

O primeiro passo de verdade é começar pelo que mais dói, por aquilo que, se resolvido, mais impacta positivo no dia a dia. Aqui vai uma sequência que sempre aplico em projetos junto às empresas:

1. Mapeie as dores do escritório, Liste processos manuais, tarefas repetitivas, gargalos entre sistemas, problemas de comunicação com clientes, riscos de falha mensal. Faça sem filtro. Peça sugestões da equipe, inclusive das áreas que mais sofrem com retrabalhos ou prazos.
2. Associe cada ponto a um indicador, “Gasto X horas/mês lançando notas”, “Envio 3 e-mails para o cliente até obter cada documento”, “Tive tantos casos de atraso fiscal nos últimos 12 meses”. Use números, não opiniões vagas.
3. Defina um desafio real, Em vez de dizer “quero automação”, prefira “quero reduzir em 40% o tempo gasto no fechamento de folha em até seis meses”. Esse nível de detalhe muda tudo.
4. Só então pense em alternativas técnicas, Busque ferramentas (IA ou não), integração entre sistemas, ou ajuste de processos, sempre vinculando qualquer escolha ao desafio definido e ao indicador de desempenho.

Nesse processo, percebo que vários escritórios de contabilidade já têm soluções acessíveis à mão, como o ElvDrive para armazenamento seguro de arquivos, que surgiu da vivência da EleveTech com os reais desafios desses negócios. Muitas vezes, o salto não está em gastar mais, está em usar direito o que já tem, e só trazer IA para automatizar ou criar padronizações quando os objetivos estiverem claros.

Não adianta correr atrás da moda se o básico ainda emperra o avanço do seu escritório.

Se quiser ampliar ainda mais esse raciocínio, há um artigo interessante que escrevi sobre soluções de TI que realmente facilitam o dia a dia da contabilidade. Vale muito conferir.

Segunda estratégia: invista primeiro nas pessoas

Na prática, tecnologia nenhuma funciona sem pessoas preparadas e seguras. Falo isso porque, toda vez que tentei “impor” uma nova ideia de automação sem trabalhar o fator humano, o retorno foi abaixo do esperado. O clima muda quando o time entende que pode experimentar, errar e aprender junto, sem medo de punição.

É aqui que entra o conceito que gosto de chamar de “contabilidade experimental”. Promover espaço para que a equipe teste ferramentas, discuta o impacto da IA nas rotinas e traga exemplos do próprio trabalho é o que destrava a evolução.

• Reserve ao menos 1h por semana para estudo de novas soluções tecnológicas
• Forme pequenos grupos internos para testar, debater resultados e sugerir melhorias ao fluxo
• Ofereça treinamento constante, mas de um jeito prático, conectado aos casos do dia
• Valorize o erro construtivo, documentando aprendizados para próximos ciclos

Uma das perguntas que mais escuto: “E se a IA substituir trabalhos?”. Francamente? Sim, parte das tarefas vão desaparecer, mas várias outras surgirão. Análise crítica, relacionamento com o cliente, capacidade de tomada de decisão rápida: essas são características que ganham força, justamente porque a IA libera o tempo das atividades repetitivas.

Nenhuma IA, por melhor que seja, substitui o olhar e a sensibilidade de quem entende o negócio do cliente.

Por isso, vejo sentido quando empresas como a EleveTech apoiam clientes não só em infraestrutura, mas em dicas práticas para treinar e engajar o time. Seguir esse tipo de referência, aliás, pode ser o diferencial entre um escritório parado e um realmente preparado para crescer.

Terceira estratégia: construa uma base flexível com nuvem híbrida

No passado, vi muita empresa contábil apostando “todas as fichas” em uma solução única, quase sempre rodando em servidores internos, trancada por contratos longos. Era cômodo na época, mas virou dor de cabeça: quando chegou a demanda por IA, integração de APIs e acesso remoto, percebi que os sistemas legados travavam qualquer tentativa de inovação. Parecia que toda ideia nova dependia de manobras complicadas, e isso afasta o ganho que a tecnologia poderia trazer.

Hoje, eu aconselho o caminho da nuvem híbrida. Traduzindo, é ter parte dos serviços na nuvem (como armazenamento seguro com soluções modernas) e outra parte local, de acordo com a necessidade. Essa abordagem oferece:

• Maior flexibilidade para crescer ou modificar rotinas
• Segurança, porque distribui dados em ambientes diferentes e sempre atualizados
• Soberania dos dados, com backups eficientes e controle total de acessos
• Menos dependência de um único fornecedor ou tecnologia
• Facilidade de integração, já que IA exige tráfego rápido e constante entre sistemas

Lembro de um momento em que, ao migrarmos parte de processos para um ambiente de nuvem híbrida, tudo ficou mais simples: o acesso remoto era rápido, o backup automático, a auditoria de logs facilitada. De quebra, o escritório não ficou “preso” a um fornecedor, podendo trocar serviços sem perder noites de sono.

Esse debate já aparece em textos como este sobre como o suporte técnico certo muda a contabilidade. Recomendo a leitura para visualizar o quanto a arquitetura certa destrava o potencial de expansão do escritório.

Quarta estratégia: modernize já e abandone o legado

Talvez o trecho mais incômodo desse artigo: adiar a modernização da infraestrutura é o que mais pesa na escala de dores dos escritórios contábeis. Muitos prazos estouram porque planilhas antigas ou sistemas ultrapassados travam as operações. Já presenciei equipes gastando tempo precioso transcrevendo dados entre softwares incompatíveis, uma rotina desanimadora.

É preciso coragem para abandonar plataformas obsoletas, confiar na automação e adotar fluxos digitais. Migrar processamentos, documentos e backups para uma plataforma moderna, baseada em nuvem híbrida, é um divisor de águas. Aliás, ganham-se várias pequenas vitórias:

• Menos erros humanos e eliminação do retrabalho
• Redução drástica do tempo em processos manuais
• Aumento da segurança de dados, simplificando o atendimento à LGPD
• Liberação do time para pensar em melhorias e não apagar incêndios técnicos
• Facilidade na implementação de novas soluções de IA

Eu mesmo vi um escritório saltar do papel para a nuvem e, em seis meses, já acelerar o fechamento contábil. O peso que sai dos ombros da equipe é perceptível. Aliás, deixo uma sugestão de leitura complementar sobre este tema: ferramentas para modernizar seu escritório contábil.

Mas como seguir após essas quatro estratégias?

A jornada não tem ponto final. Sempre que falo com donos de escritório ou responsáveis pela área de TI para contabilidade, insisto: criar uma empresa aberta e pronta para mudanças é um processo que exige ajustes constantes de cultura, método e plataforma.

Aliás, mantenho sempre contato próximo com provedores confiáveis. Na EleveTech, meu time atua orientando desde a escolha da solução mais adequada até a arquitetura do Data Center e a modernização de estruturas para suportar IA.

Se você quer aderir ao modelo de nuvem híbrida e automação, busque parceiros que realmente entendam seu segmento e falem sua língua. No suporte que prestamos para contabilidades, um dos diferenciais é exatamente evitar jargões, explicando, por exemplo, as vantagens de HCI (Hyper-Converged Infrastructure) ou as estratégias de backup inteligente de forma simples e didática.

Construindo cultura aberta ao erro e ao aprendizado

Um ponto que poucos mencionam é que a IA evolui rápido. Muita coisa que funcionava há dois anos já ficou para trás. Por isso, é saudável dar espaço para testes e valorizar o aprendizado constante.

• Promova ciclos curtos de experimentação com objetivos claros
• Compartilhe cases de sucesso e fracassos com o time
• Troque experiências com outras contabilidades ou grupos de TI

Eu sempre recomendo acessar materiais de apoio, como o publicado em cinco passos para segurança da informação em contabilidade, a segurança de dados será sempre pilar central da transformação digital baseada em IA.

Como a EleveTech pode apoiar nesse caminho?

Em tudo que escrevi até aqui, ficou claro pra mim que o suporte à contabilidade não é só resolver pane de computador. É guiar o cliente para escolhas melhores, traduzir tecnologia para o dia a dia e dar segurança na hora da mudança. É isso que vejo diariamente na atuação da EleveTech, com planos flexíveis, atendimento que entende o seu perfil e soluções pensadas para entregar valor.

Se você busca uma estrutura pronta para crescer, mais segura e flexível, não deixe de considerar a arquitetura em nuvem híbrida, a automação de processos e a troca constante de experiências com outros profissionais. Essa é a aposta que vi ganhar força entre os mais inovadores, e é por esse caminho que a EleveTech tem caminhado.

O futuro da contabilidade não é sobre tecnologia. É sobre pessoas, desafios reais e soluções que fazem sentido no tempo certo.

Conclusão: transforme agora sua contabilidade com suporte especializado

Quero terminar com uma provocação: já pensou em como sua contabilidade pode se transformar se cada uma dessas estratégias for adotada? Não há fórmula pronta, nem atalhos mágicos. Mas fica claro para mim que sair do comodismo, investir em cultura e buscar apoio de especialistas é o que separa escritórios digitais daqueles que apenas sobreviverão à próxima onda de mudanças.

Se ficou alguma dúvida, desejo conversar, ou entender melhor como implementar IA e modernizar seu ambiente de TI, convido você a conhecer de perto a EleveTech. Temos orgulho de apoiar escritórios de todo porte que querem fazer diferente. Siga nossas redes sociais no Linkedin e Instagram, assine a newsletter para receber novidades sobre cloud, cibersegurança e gestão de TI, e se preferir, fale conosco diretamente. Sua contabilidade merece um suporte pensado para o seu crescimento.