Se a sua empresa ainda não conta com um sistema de gestão de projetos, é bem provável que muitos projetos acabem levando mais tempo que o necessário para serem concluídos. Por isso, preparamos um conteúdo completo para ajudá-lo a entender a importância de utilizar ferramentas de gestão de projetos para maximizar a eficiência dentro da sua empresa.
Dessa forma, mesmo que você não precise de um sistema de gestão de projetos completo, pode escolher apenas as melhores opções para as necessidades atuais do seu negócio.
Quer saber mais sobre a importância das ferramentas de gestão de projetos, bem como quais são os tipos de ferramentas que você pode usar na sua empresa? Basta conferir até o final do conteúdo que preparamos!
O que são ferramentas de gestão de projetos?
Podemos definir a gestão de projetos como todo sistema utilizado para acompanhar, organizar e executar um determinado projeto. Por outro lado, um projeto pode ser definido como todas as tarefas necessárias para a realização de alguma meta.
As ferramentas de gestão de projetos permitem planejar, organizar e executar determinada tarefa, respeitando um determinado prazo para a sua conclusão.
Ou seja, as ferramentas de gestão de projetos são todas essas ferramentas que você pode utilizar para gerir qualquer projeto dentro da sua empresa de forma muito mais prática e eficiente.
Por exemplo, vamos supor que atualmente sua única forma de gerir os projetos é por meio de planilhas e e-mails. Essas ferramentas podem até funcionar, porém, de forma muito mais lenta do que utilizando ferramentas de gestão de projetos específicas, uma vez que essas ferramentas:
- Ajudam a coordenar os trabalhos interdisciplinares;
- Centraliza o planejamento, bem como de detalhes importantes, feedbacks de clientes e arquivos necessários para a conclusão;
- Compartilhar atualização no status do projeto com todos os membros da equipe;
- Facilita e melhora a colaboração entre os membros das equipes.
As ferramentas de gestão
Atualmente, são várias as ferramentas de gestão de projetos que você pode escolher para gerir os diversos projetos dentro da sua empresa. Por exemplo, o Trello, o Microsoft Project e o Asana são algumas dessas ferramentas que oferecem recursos diversos para empresas em geral.
Porém, é muito importante que uma ferramenta de gestão de projetos tenha recursos bem específicos, como:
- Acompanhamento do processo do projeto;
- Integração entre membros das equipes e entre equipes interdisciplinares;
- Definição de prazos e prioridades;
- Compartilhamento de documentos;
- Sistema de comunicação eficiente.
Com esses recursos, mesmo que você opte por outra ferramenta de gestão de projetos que se adeque melhor à sua empresa, vai ter a certeza de estar escolhendo uma ferramenta completa.
Por que é importante utilizar ferramentas para fazer a gestão de projetos?
Agora que você já sabe o que são as ferramentas de gestão de projetos e o que essas ferramentas precisam ter, que tal aprender sobre a importância de usar essas ferramentas na sua empresa?
Para isso, separamos 4 benefícios que a utilização das ferramentas de gestão de projetos podem trazer para a sua empresa. E o melhor é que você pode aproveitar esses benefícios mesmo sem um diploma ou certificação especial na área, basta utilizar um sistema de gestão que se adeque às necessidades do seu negócio.
Torna o planejamento muito mais claro e organizado
Para a realização de qualquer projeto, seja ele de curto ou longo prazo, é necessário se ter todo um planejamento para que as metas sejam concluídas nos prazos. Porém, é muito comum querer começar um projeto sem esse planejamento, o que pode acabar tornando a realização das tarefas muito mais complicadas e desorganizadas.
Por isso, ter uma ferramenta de gestão de projetos o ajuda não só a ter esse planejamento muito mais claro e organizado, como também a visualizar o que precisa ser feito.
Por exemplo, vamos supor que o projeto precisa ser realizado em 6 meses. Fazer o planejamento permite saber quais etapas precisam ser feitas primeiro, e quais devem ser feitas apenas na etapa final do projeto.
Vamos supor que o projeto em questão é uma festa de final de ano para os membros da sua equipe e para seus fornecedores. Ao usar uma ferramenta de gestão de projetos, é possível definir:
- Os encarregados pela criação e envio dos convites;
- O menu, bem como a melhor opção de fornecedor para o evento;
- Contratação de pessoal, como churrasqueiros, garçons, entre outros.
Dessa forma, o evento vai ser realizado sem problemas e sem erros, como por exemplo, dois membros da equipe reservarem serviços diferentes de buffet para o mesmo evento.
Ajuda a definir a função de cada membro da equipe
Outro grande benefício de utilizar ferramentas de gestão de projetos é de poder definir funções para cada membro da sua equipe. Pode ser fácil definir as funções da sua equipe quando ela está composta de 3 membros.
Porém, quanto maior sua equipe, mais difícil é definir essas funções, o que acaba em um ciclo infinito de colaboradores parados e que não sabem o que fazer a seguir. Por isso, ao utilizar as ferramentas de gestão de projetos, você define o que cada membro da equipe precisa fazer a seguir, bem como o prazo para a conclusão dessa etapa do projeto.
Metas bem definidas ajudam a aumentar a eficiência
Por último, mas não menos importante, com as ferramentas de gestão de projetos você facilita a visualização das metas, ajudando a aumentar a eficiência. Isso porque, ao ter metas claras do que precisa ser feito e dos prazos, seus colaboradores vão saber exatamente o que fazer e quando entregar as tarefas prontas.
Ou seja, ao usar essas ferramentas de gestão de projetos você facilita a organização e a comunicação entre as equipes, bem como aumenta a eficiência de cada membro. Agora você já sabe tudo que precisa sobre a importância das ferramentas de gestão de projetos. Então, tudo o que você precisa fazer é entrar em contato com a nossa equipe e contar com a nossa ajuda para escolher a melhor opção de sistema de gestão de projetos para a sua empresa!
