Você já se sentiu sobrecarregado com a quantidade de e-mails que recebe diariamente? Já passou pela experiência de perder algum prazo ou oportunidade por não ter visto uma mensagem importante? Ou então, já se sentiu frustrado por não conseguir organizar sua caixa de entrada e encontrar o que precisa?

Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, saiba que não está sozinho. De fato, os e-mails são uma ferramenta essencial na comunicação empresarial, mas também podem se tornar fontes de estresse e desorganização se não forem gerenciados corretamente.

Mas não se preocupe, neste artigo vamos mostrar para você como gerenciar seus e-mails de forma eficiente e aumentar sua produtividade. Acompanhe e descubra!

O que é gerenciamento de e-mails?

De antemão, é o conjunto de técnicas e ferramentas que visam otimizar o uso do e-mail como meio de comunicação.

O objetivo do gerenciamento de e-mails é reduzir o tempo gasto com mensagens desnecessárias, priorizar as mais importantes, organizar a caixa de entrada e facilitar a busca por informações.

Importância

Você sabia que funcionários de escritório recebem em média 121 e-mails por dia? E que cerca de 28% do tempo de trabalho é gasto lidando com essas mensagens?

Para não perder tempo e dinheiro, é crucial que as empresas invistam em técnicas de gerenciamento de e-mails, que têm como principal objetivo otimizar o uso do correio eletrônico.

O gerenciamento de e-mails é importante por vários motivos:

• Evita a perda de tempo com e-mails irrelevantes ou repetitivos;
• Melhora a qualidade da comunicação, evitando ruídos e mal-entendidos;
• Aumenta a produtividade, pois permite focar nas tarefas mais importantes;
• Reduz o estresse, pois evita a sensação de sobrecarga e ansiedade;
• Melhora a imagem profissional, pois demonstra organização e eficiência;
• Evita problemas como perda de informações, spam, vírus e phishing.
• Facilita a busca e o acesso às mensagens importantes.

Como organizar o seu e-mail de maneira eficiente?

Para organizar a sua caixa de e-mail de maneira eficiente, você pode seguir algumas dicas simples:

Criar pastas e etiquetas

Uma dica para manter a sua caixa de e-mails organizada é criar pastas para categorizar seus e-mails por assunto, remetente ou prioridade.

Você também pode usar etiquetas para marcar seus e-mails como lidas, não lidas, respondidas ou pendentes, por exemplo. Dessa forma, pode filtrar suas mensagens por esses critérios e encontrar o que precisa mais facilmente.

Configurar regras de filtragem

Além das pastas e etiquetas, você também pode configurar regras para que seus e-mails sejam automaticamente enviados para as pastas ou etiquetas correspondentes.

Por exemplo, você pode criar uma regra para que todos os e-mails que contenham a palavra “urgente” sejam enviados para uma pasta chamada “Prioritários”. Dessa forma, poderá visualizar rapidamente quais são as mensagens que exigem sua atenção imediata.

Utilizar recursos de marcação e estrelas

Ademais, você pode usar recursos como marcar um e-mail como não lido, sinalizar um e-mail como importante ou adicionar uma estrela a um e-mail para destacá-lo na sua caixa de entrada. Esses recursos podem ajudá-lo a lembrar quais são os e-mails que você precisa responder ou acompanhar posteriormente.

Agendar e-mails e configurar respostas automáticas

Ademais, faça uso de ferramentas para agendar o envio de seus e-mails para uma data ou horário específico. Assim, você pode planejar sua comunicação com antecedência e evitar esquecimentos, atrasos ou envio de e-mails em horários inadequados.

E não se esqueça de configurar respostas automáticas para informar aos seus contatos quando você estiver ausente ou indisponível. Assim, você pode evitar expectativas irreais ou frustrações por parte dos seus clientes.

Ferramentas para otimizar a comunicação da sua empresa

Além das dicas acima, existem algumas ferramentas que podem ajudá-lo a otimizar a sua comunicação por e-mail. Veja algumas delas:

Outlook

Um dos programas mais populares para gerenciar diferentes serviços de e-mail, desenvolvido pela Microsoft. Ele oferece diversos recursos para organizar, filtrar, marcar, agendar e responder suas mensagens. Além disso, ele permite integrar seus contatos, calendário, tarefas e notas em um só lugar.

Checker Plus

O Checker Plus é uma extensão para o Google Chrome que permite acessar várias contas de e-mail em um só lugar, sem precisar abrir o navegador. Ele mostra notificações na sua área de trabalho, permite ler, responder, arquivar e deletar seus e-mails rapidamente, e oferece opções para silenciar, adiar ou marcar seus e-mails como lidos.

Spark

O Spark é um aplicativo para dispositivos móveis que permite gerenciar seus e-mails de forma inteligente. Ele organiza seus e-mails em categorias como pessoal, notificações, newsletters, entre outras. Ele também permite criar lembretes, agendar e-mails, configurar respostas rápidas e colaborar com sua equipe.

Conte com as soluções da EleveTech para gerenciar seus e-mails

Como vimos neste artigo, o gerenciamento de e-mails eficiente é fundamental para aumentar a produtividade na comunicação empresarial. Mas se todas as dicas acima pareceram um grande desafio para você, conte com as soluções em TI da EleveTech.

Somos uma empresa especializada em Tecnologia da Informação e oferecemos soluções modernas e personalizadas para cada cliente, como:

•  Suporte de informática empresarial, que vai desde o auxílio em planilhas eletrônicas até a configuração completa de computadores e notebooks;
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• Consultoria e assessoria em Segurança da Informação, que abrange a criação de política de segurança da informação e adequação às normas e boas práticas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados);
• Auxílio na escolha das melhores soluções de backup e segurança, bem como o gerenciamento;
• Consultoria e assessoria na compra de equipamentos, levando em consideração as necessidades da empresa e o melhor custo-benefício para o negócio;
• E muito mais!

Entre os nossos diferenciais, destacam-se o atendimento personalizado, com foco em entender suas necessidades e expectativas para soluções sob medida, além de uma equipe de profissionais capacitada e experiente em diversas áreas da Tecnologia da Informação.Portanto, se você quer aumentar sua produtividade com o gerenciamento eficiente de e-mails e contar com as melhores soluções em TI para o seu negócio, entre em contato com a Elevetech e solicite um orçamento sem compromisso. Você vai se surpreender com o que a tecnologia pode fazer pela sua empresa!