A tecnologia vem causando um verdadeiro terremoto no mundo da contabilidade. Afinal, já existem escritórios 100% automatizados, que realizam tarefas básicas por conta própria.

No entanto, nem de longe isso significa o fim dos escritórios de contabilidade, embora muitos profissionais receiem por isso.

A tecnologia, antes de mais nada, foi desenvolvida para auxiliar nos processos. Portanto, as novas técnicas otimizam o trabalho, sem substituir a mão de obra humana por completo.

Quer entender um pouco mais sobre esse tema? Continue lendo!

A tecnologia é um perigo para a contabilidade?

A tecnologia não é uma ameaça aos escritórios de contabilidade. Pelo contrário, ela é uma forte aliada dos contadores que, ao transferirem trabalhos dispendiosos para as máquinas, têm mais tempo livre para atividades sofisticadas.

No entanto, se seu escritório não conta com o auxílio de uma empresa de TI para ajudar na introdução de tecnologias, vale a pena procurar por uma.

Existem muitas ferramentas disponíveis no mercado e, sem experiência, fica difícil fazer a escolha certa para seu escritório.

Em que uma empresa de TI pode ajudar sua contabilidade?

Ao fechar parceria com uma empresa de TI, seu escritório só tende a ganhar.

Profissionais do ramo de tecnologia da informação entendem muito de computadores, de internet e de celulares, além de aspectos técnicos sobre aplicativos e sites para internet.

Ou seja, eles vão auxiliar desde a hora de escolher máquinas até em planos de assinatura de aplicativos na nuvem.

Em síntese, a empresa de TI vai ajudar com:

Computadores lentos

Os computadores lentos ocorrem por, basicamente, dois grandes motivos:

• Na hora de comprar, a escolha não foi adequada. Assim, devido ao uso constante, a máquina se deteriorou mais rápido do que era esperado;
• Há excesso de memória alocada na máquina, ou arquivos corrompidos do próprio sistema. Resetar o computador costuma resolver o problema.

Lembre-se: para computadores mais rápidos, escolha máquinas com, no mínimo, 8 GB de RAM e SSD instalados.

Auxílio na aquisição de tecnologia

Vamos supor que seu escritório decidiu adotar o Kanban para organizar os projetos. Usar uma lousa é legal, mas os colaboradores não têm acesso a ela o tempo todo.

Ao pesquisar na internet, você percebeu que existem vários produtos que poderiam solucionar esse problema. O que fazer agora?

Uma empresa de TI ajudará a escolher a melhor opção para o seu caso, garantindo menores custos e mais entrega do sistema.

Só para exemplificar, uma solução gratuita e muito eficiente é o Trello.

Desenvolvimento de softwares personalizados

Nem sempre a solução requisitada pelo escritório de contabilidade está disponível no mercado.

Nessa situação, a empresa de TI consegue produzir o software de interesse, o qual costuma estar associado à automação de processos.

Aliás, até mesmo trabalhos de automação no próprio Excel são contemplados nesse rol de serviços.

Suporte no consumo de tecnologia

Por fim, outra grande ajuda proporcionada pelos profissionais de TI diz respeito ao consumo de tecnologia.

Um caso comum nos escritórios de contabilidade é a escassez de tempo. Ou seja, muitas vezes não há tempo hábil para dominar um novo software lendo manuais ou estudando sua documentação.

Portanto, a equipe de TI consegue transmitir essas informações de forma rápida, clara e didática para seus colaboradores utilizarem as novas ferramentas o quanto antes.

Esses são alguns dos cenários em que uma empresa de TI consegue ajudar um escritório de contabilidade. Nem de longe os serviços prestados param por aí. Esses são apenas os principais e mais comuns serviços requisitados.

Veja os benefícios de fechar essa parceria.

Quais os benefícios da tecnologia para seu escritório?

Nem todos os escritórios de contabilidade contam com equipes multidisciplinares. Dessa forma, novas tecnologias podem causar receio aos colaboradores, que estão acostumados com o consumo básico de ferramentas tradicionais da área.

Por que seu escritório deve investir em novas tecnologias? Vamos responder essa pergunta e ainda apresentar os principais benefícios:

Comunicação eficiente

A comunicação é importantíssima dentro das empresas, sejam elas gigantes da tecnologia ou MEIs de dois funcionários.

Quando se investe em tecnologias em nuvem, a comunicação torna-se em tempo real e sem limitações geográficas.

Nesse sentido, o sistema pode ser ajustado para que os colaboradores tenham acesso a certos documentos quando bem entenderem. Assim, em caso de urgência, eles estarão acessíveis de qualquer lugar do mundo, até mesmo pelo celular.

Redução de custos

Outro ponto importante é a redução de custos.

Quando se migra para o digital, os custos tendem a cair bastante, pois cada vez menos usa-se materiais de escritório, ao passo que os colaboradores tornam-se ainda mais produtivos. Vamos explicar como isso acontece mais adiante.

Mesmo com o incremento de mensalidades para uso de softwares, o retorno supera o valor obtido.

Melhor planejamento de ações

A organização de projetos tende a ser bastante difícil, pois são muitos detalhes, muitos processos e tarefas, com prazos e especificidades próprias.

Sem uma boa gestão, seu escritório não conseguirá pôr em prática projetos importantes, como conseguir mais clientes, desenvolver diferenciais competitivos e assim por diante.

Porém, existem áreas da TI que cuidam exatamente da gestão dentro de empresas, que vão ajudar (e muito) a tirar seus projetos do papel e obter resultados espetaculares, sem perder o controle durante a execução.

Aumento de produtividade

Para demonstrar o poderio da tecnologia na contabilidade, vamos tomar um exemplo.

Para um contador preencher um documento fiscal, ele leva 10 minutos. Um software desenhado para fazer a mesma tarefa leva menos de 1 segundo. Portanto, é como se para essa tarefa específica o programa fosse igual a 10 x 60 = 600 contadores.

Em uma hora, o contador teria preenchido 6 documentos, enquanto que o software é capaz de completar 6 x 600 = 3.600 documentos.

Ou seja, o contador precisaria trabalhar 24h por dia, durante 60 dias, para realizar o serviço que uma máquina faz em uma hora.

Entendeu a importância da tecnologia na contabilidade? 

A tecnologia já está presente nas empresas, auxiliando em diversos procedimentos e tarefas. Aproveite todo o potencial que ela tem para impulsionar seu escritório.Precisa de ajuda ou quer tirar dúvidas? Entre em contato com nossos especialistas!