Todo advogado sabe: confiança é a base de qualquer relação entre cliente e escritório. No entanto, proteger as informações sensíveis desses clientes é um desafio que vem crescendo — e não é exagero dizer que alguns equívocos frequentes podem abrir brechas enormes. Com a tecnologia cada vez mais presente, pequenas distrações se tornam convites para problemas sérios.

Neste artigo, vamos conversar sobre sete erros bem comuns que colocam em risco os dados de escritórios de advocacia. E mais: vamos entender o que pode acontecer na prática, como hackers aproveitam deslizes, além de alternativas acessíveis e menos complicadas para manter a conformidade com a LGPD. Tudo no estilo EleveTech: simples, direto e sem enrolação.

1. Usar senhas fracas: a armadilha invisível

Pode parecer bobagem (ou repetição), mas usar senhas óbvias tipo 123456, nome do pet, data de nascimento e o nome do escritório ainda está na lista dos deslizes mais frequentes. Talvez você já tenha recebido aquele alerta no sistema, pedindo para trocar a senha. Passou batido, né?

Agora, imagine o seguinte cenário real: um estagiário responsável pelo login do portal do tribunal decide definir a senha adv123 para não esquecer. Algum tempo depois, o acesso é invadido e documentos confidenciais acabam vazando. E de onde veio essa brecha? Da senha fraquíssima!

Senha fácil é como porta destrancada: qualquer um entra.

Os ataques mais comuns exploram justamente a preguiça — ou o esquecimento — de criar senhas complexas. Existem programas de computador capazes de testar milhares de combinações em questão de minutos, usando calendário, nomes conhecidos ou sequências simples.

Para se proteger:

• Evite palavras óbvias ou relacionadas ao escritório.
• Misture letras (maiúsculas e minúsculas), números e símbolos.
• Prefira frases longas, tipo: LeioCasos2024&AcordoCedo!
• Use um gerenciador de senhas confiável.
• Mude as senhas periodicamente, mesmo que pareça cedo demais.

Não precisa memorizar tudo. Você pode registrar senhas seguras em aplicativos específicos ou até usar dicas criativas, contanto que ninguém do escritório entenda (nem o colega mais curioso).

2. Falhar no controle de acesso: quem vê o quê?

Outro erro comum ocorre quando todos no escritório — do sócio ao estagiário temporário — têm acesso aos mesmos arquivos, pastas de clientes e e-mails sigilosos. Parece prático, mas escondido nisso está um risco desnecessário.

Pense numa situação: uma advogada júnior, que não atua num determinado caso, abre um documento importante só por curiosidade. Ou pior, um antigo colaborador que deixou de trabalhar no escritório e ainda tem senha ativa nos sistemas. Se um dia esses dados caírem nas mãos erradas, não vai adiantar dizer que foi descuido.

Alguém de fora — ou mesmo de dentro, infelizmente — pode copiar, alterar ou até apagar informações sensíveis. Alguns ataques modernos aproveitam justamente esses acessos mal configurados para se infiltrar e criar o caos.

Como evitar esse cenário?

• Cada colaborador só acessa o que realmente precisa para executar seu trabalho.
• Desative usuários imediatamente após desligamento de funcionários.
• Mantenha registros de quem acessou que tipo de arquivo e quando.
• Use plataformas que permitam configurar diferentes níveis de acesso.

De acordo com a EleveTech, um suporte confiável de TI pode ajudar a montar políticas de permissões seguras sem complicar a rotina do escritório, aumentando a proteção dos clientes sem criar uma muralha no fluxo de trabalho cotidiano.

3. Deixar de fazer backup: o erro que só dói depois

Não ter cópias seguras dos documentos do escritório não parece problema — pelo menos, até o dia em que um HD para de funcionar, um vírus apaga pastas inteiras, ou você percebe que o arquivo sumiu de repente.

Você só sente falta do backup quando já é tarde demais.

No universo dos escritórios de advocacia, perder autos, provas, contratos inteiros, petições ou qualquer documento relacionado a clientes pode ser o início de um pesadelo. Não estamos só falando de prejuízo financeiro, mas de mancha na reputação e até sanções por violação de dados sob a LGPD.

Cenário prático: um vírus invade a rede e bloqueia (ou apaga) todos os arquivos. Sem cópia segura, não há muito a ser feito, exceto torcer para que alguém, em algum lugar, tenha uma versão salva em papel.

Recomendações simples:

• Configure rotinas automáticas de backup todos os dias (pode ser no fim do expediente).
• Tenha pelo menos uma cópia em local externo (na nuvem ou HD externo).
• Periodicamente, teste a restauração dos dados — para não descobrir tarde demais que o backup não funcionava.
• Mantenha pelo menos três cópias de dados importantes e guarde uma fora do escritório.

Para quem quer se aprofundar, vale conferir sobre soluções de backup ideais para ambientes jurídicos, assim como orientações específicas para contabilidades — que também podem ser aplicadas na advocacia.

4. Armazenar documentos de forma inadequada: onde tudo está em risco

Um dos grandes erros, principalmente em escritórios ainda em transição do papel para o digital, é guardar tudo no computador do sócio, na área de trabalho, ou em pastas não protegidas por senha. Pior ainda: enviar contratos digitais por e-mail comum, ou usar aplicativos de mensagem pessoal para compartilhar arquivos sensíveis.

Uma situação assim não é só teórica: já ouvi história de contratos sendo trocados em grupos do WhatsApp, perdendo-se em meio a memes e correntes. Se o aparelho for perdido ou o aplicativo for invadido, lá se vão dados valiosos — na velocidade de um clique.

Riscos frequentes desse descuido:

• Roubo, vazamento ou edição não autorizada de contratos e petições.
• Dificuldade de localizar arquivos em caso de auditorias ou solicitações judiciais.
• Violações à LGPD, já que não existem controles mínimos de segurança.

E como fazer diferente?

• Use sistemas próprios, preferencialmente desenvolvidos para advogados, com backup e criptografia dos arquivos.
• Evite usar e-mails pessoais para troca de documentos. Prefira plataformas seguras.
• Se precisar compartilhar algo, envie apenas para quem realmente precisa e, de preferência, por canais corporativos protegidos.
• Armazene contratos em nuvem, mas verifique se o serviço atende às normas de proteção.

Aliás, não custa olhar dicas sobre como proteger os ativos mais valiosos do seu escritório contra esse tipo de vulnerabilidade.

5. Ignorar atualizações e manutenção: o perigo silencioso

Ninguém gosta de esperar enquanto o computador reinicia para instalar atualizações do sistema, certo? Só que cada vez que você ignora esse aviso, está aumentando as chances de deixar portas abertas para ataques.

Software desatualizado é convite para invasor.

Pare um momento e imagine: um escritório com dezenas de máquinas ainda operando num sistema antigo, navegando em sites e baixando arquivos. Muitos vírus e ataques cibernéticos aproveitam justamente essas falhas para se infiltrar — e, em questões de minutos, podem tomar conta da rede inteira. Foi assim que vários escritórios já perderam meses (ou anos) de documentos e registros.

As principais medidas são:

• Mantenha sistemas operacionais e programas sempre atualizados.
• Evite adiar ou suspender alertas de atualização.
• Programe as atualizações para horários de menor uso, como almoços ou final de expediente.
• Conte com suporte que lembre você de atualizar tudo, ou que faça essas manutenções remotamente, como a EleveTech faz para muitos clientes.

Não precisa ser especialista para perceber que os riscos são maiores do que os minutinhos “perdidos” em uma reinicialização.

6. Falta de preparo para desastres: e quando tudo sai do controle?

Você já pensou no que faria se, de uma hora para outra, o escritório fosse alvo de um ataque digital, um incêndio, alagamento, ou algum outro imprevisto capaz de paralisar tudo? Um erro recorrente é achar que “isso nunca vai acontecer aqui”.

Mesmo escritórios bem estruturados podem ser pegos de surpresa. Em 2023, um escritório paulistano ficou quase duas semanas inoperante após um ataque, porque não tinha um plano de recuperação — nem backups adequados. O prejuízo foi grande.

Desastres não avisam: se preparar é agir com responsabilidade.

Algumas dicas para não ser pego (totalmente) desprevenido:

• Monte um plano simples, prevendo o que fazer em caso de pane, roubo ou ataque digital.
• Teste os backups: simule situações em que a equipe precise recuperar algo perdido.
• Identifique o responsável por acionar o suporte ou recuperação em cada tipo de problema.
• Registre procedimentos claros — deixados, de preferência, em local acessível e seguro.

Esse tipo de planejamento é abordado em detalhes em guias sobre recuperação de desastres. Mesmo escritórios pequenos devem ter ao menos o básico planejado para evitar dor de cabeça.

7. Negligenciar treinamento e conscientização: tecnologia não é tudo

De nada adianta investir em sistemas ou contratar consultorias se o time não entende os riscos, não sabe identificar um golpe ou reage com medo sempre que recebe um e-mail estranho.

Já houve caso de escritório que, mesmo com ótimas ferramentas, caiu em golpe pelo “clique distraído” de um colaborador ao abrir um anexo suspeito. Nem sempre a solução é técnica. Às vezes, falta apenas combinar com todo o time as boas práticas básicas.

Como criar um ambiente mais protegido?

1. Estimule a denúncia de situações estranhas (sem julgamento nem bronca).
2. Compartilhe histórias e exemplos reais — isso mexe mais que aulas teóricas.
3. Faça reuniões rápidas periódicas só para lembrar das principais ameaças do momento.
4. Dê clareza: o que é informação sigilosa, quem pode mexer naquele documento, como saber se um e-mail é falso.
5. Eduque sobre políticas de privacidade e respeito à LGPD.

Falando em LGPD: todo advogado já ouviu falar, mas na prática, adaptar os procedimentos pode ser menos complicado do que parece. Instituições como a EleveTech ajudam a traduzir a lei para o cotidiano dos escritórios, sem jargões e enrolação.

Em como proteger seus dados contra perdas e violações, há orientações úteis sobre como criar esse ambiente mais seguro, mesmo com recursos limitados.

Um resumo rápido: erros que você pode evitar agora

• Não use senhas fracas — nem deixe todo mundo acessando tudo.
• Não confie que “nunca vai acontecer aqui” e mantenha backups em segurança.
• Fuja de guardar documentos em pastas sem proteção ou compartilhados por canais abertos.
• Nunca ignore atualizações de sistema ou de programas.
• Monte, nem que seja simples, um plano de resposta a desastres.
• Não esqueça do fator humano: treine, compartilhe boas práticas, e seja claro.

Como hackers aproveitam esses descuidos?

Talvez você esteja se perguntando: como alguém pode invadir um escritório de advocacia? Não é coisa de filme, nem só grandes empresas entram na mira. Pelo contrário, hackers buscam brechas onde houver menos barreiras.

• Se a senha do portal do tribunal for fácil, eles tentam até conseguir. É questão de tempo.
• Sem backup, basta um vírus “sequestrar” seus documentos e pedir resgate — você paga ou perde tudo.
• Se documentos circulam pelo WhatsApp, basta roubar o celular de um sócio para acessar contratos e petições em segundos.
• Softwares antigos, sem atualização, dão margem para programas maliciosos entrarem quase sem esforço.
• Funcionário despreparado? Um simples e-mail falso pode instalar um programa espião sem que ninguém perceba.

Tudo isso é mais comum do que se imagina e, em muitos casos, não há volta. O dano pode ser financeiro, mas também moral e até judicial.

Medidas possíveis (e ao alcance de todos)

Grande parte dessas soluções não exige grandes investimentos ou conhecimentos avançados. Veja alguns exemplos práticos que a EleveTech já aplicou:

• Instalar rotinas automáticas de cópia de segurança — ajuda muito e não exige acompanhamento diário.
• Configurar sistemas para exigir trocas rápidas e frequentes de senha, sem depender do “lembrete” da equipe.
• Implementar plataformas simples, com controle de acesso personalizável.
• Treinar a equipe usando exemplos reais, discussões rápidas e informais.
• Recorrer a consultoria acessível, especializada no universo jurídico.

Ah, e nunca deixe para amanhã! O tempo perdido resolvendo um ataque poderia ser muito melhor aproveitado defendendo clientes e fazendo o que realmente importa para o escritório.

Por que agir agora?

Se você chegou até aqui, é porque se preocupa de verdade em proteger o patrimônio mais sensível do seu escritório: os dados e a confiança dos clientes. Pequenos ajustes, métodos simples e uma dose de atenção ao dia a dia já geram mudanças visíveis em pouco tempo.

Não espere o problema bater na porta: reflita se seu escritório já comete alguns dos erros listados e comece a mudar processos agora. Precisa de ajuda para descomplicar? A EleveTech tem cases em escritórios de advocacia, experiência prática (e didática) e entende, como você, a urgência de não arriscar.

Quer um suporte mais humano, direto ao ponto e preocupado com o que realmente faz diferença? Conheça mais sobre nosso trabalho, descubra soluções para proteger seus dados e garanta calma na rotina do seu escritório. Fale com a EleveTech e veja como a tecnologia pode ser sua aliada, e não um problema extra.