Eu já presenciei muita gente perguntando: mas afinal, proteger conta de e-mail é realmente tão necessário assim? Em meus anos de experiência, vi pequenas falhas abrirem portas para grandes dores de cabeça. Hoje, quero compartilhar meu ponto de vista e algumas práticas que fizeram a diferença na minha rotina, principalmente para profissionais que dependem de soluções confiáveis de TI para escritórios de contabilidade e advocacia, aqueles que sabem que o e-mail é a porta de entrada de boa parte das informações sensíveis do negócio.

E-mail seguro é empresa protegida.

Por que as contas de e-mail são alvo de ataques?

Primeiro, preciso admitir: o e-mail é uma das ferramentas mais antigas e queridas do mundo digital. Mas, exatamente por isso, acaba se tornando uma presa fácil para quem quer invadir sistemas ou roubar dados.

Durante anos de atuação no suporte de TI para escritórios e advogados, notei um padrão: os ataques visam onde há maior concentração de informações valiosas e vulnerabilidades. Com apenas um login e senha, um invasor pode acessar:

• Contratos;
• Dados de clientes;
• Conversas estratégicas;
• Arquivos sensíveis;
• Solicitações de pagamentos ou transferências.

Nesse contexto, já testemunhei até mesmo tentativas de chantagens ou fraudes financeiras, provocadas por simples descuidos com a conta de e-mail. E sim, contabilidades e escritórios de advocacia são especialmente visados.

Principais riscos ao não proteger o e-mail

Toda vez que converso com um novo cliente na EleveTech, faço questão de listar os riscos mais comuns, sempre usando uma linguagem clara, para ninguém sair com dúvida:

• Invasão da caixa de entrada: quem invade pode ler, apagar ou enviar mensagens em seu nome, simulando negociações ou solicitando dados pessoais de terceiros.
• Phishing: golpes de engenharia social enganam o usuário com mensagens falsas, geralmente com aparência idêntica a instituições oficiais.
• Roubo de dados sensíveis: informações protegidas pela LGPD podem ser vazadas, causando multas e danos à reputação da empresa.
• Instalação de vírus e ransomwares: basta clicar em um anexo malicioso para comprometer uma rede inteira.
• Perda do acesso à conta: um invasor pode trocar senhas, dificultando a recuperação e bloqueando você fora da própria conta.

Quem lida com suporte de tecnologia da informação para contábil e advogadosidade encara esses riscos no dia a dia. O desafio? Reduzir ao máximo as brechas.

Quais são os principais métodos de ataque?

Eu sempre acho curioso como os ataques não param de evoluir. Antes era só aquele velho vírus, hoje temos técnicas complexas, inclusive algumas que beiram o inacreditável. Vou contar as que mais vejo atualmente:

• Phishing: o golpe mais clássico. Alguém se passa por um conhecido (ou empresa), pede alguma ação, e pronto: armadilha feita.
• Malware em anexos: arquivos em PDF, Word ou ZIP vindos de remetentes suspeitos ou inesperados.
• Interceptação de senhas: capturam credenciais com programas espiões instalados na máquina sem que ninguém perceba.
• Força bruta: tentativa de adivinhar senhas, geralmente com programas automatizados que testam centenas até acertar.
• Invasão por dispositivos não autorizados: quando o usuário faz login em computadores públicos ou redes inseguras.

Todos esses métodos só reforçam o quanto é necessário um conjunto de soluções e boas práticas, algo que aprendi a valorizar depois de presenciar clientes passarem por situações delicadas.

Como criar senhas fortes e fáceis de lembrar?

Honestamente, criar senhas fortes pode ser um desafio. Ninguém quer anotar post-its na tela, mas também não dá para usar “123456” ou o nome do time de futebol. Eu gosto de usar uma dica simples, inspirada pelos atendimentos que já fiz:

Senhas fortes são longas, aleatórias e nunca repetem informações óbvias.

Mas como dar conta disso no dia a dia? Seguindo algumas regras:

1. Pense em uma frase aleatória e fácil de lembrar: pode ser uma situação engraçada ou algo inusitado (ex: “PaulinhaComeu5DocesNaSegunda!”).
2. Use mistura de maiúsculas, minúsculas, números e símbolos.
3. Evite datas de aniversário ou nomes de filhos/pets.
4. Nunca repita a mesma senha para diferentes serviços.
5. Troque suas senhas periodicamente, pelo menos a cada 6 meses, principalmente para contas corporativas.

Para quem lida com documentos sensíveis, investir tempo na criação e gerenciamento de senhas é tão importante quanto o próprio serviço prestado. Recomendo técnicas que ensinei acima nos treinamentos da EleveTech, sempre adaptando à realidade do escritório.

Por que a autenticação em dois fatores é um divisor de águas?

Durante minha trajetória, se tem algo que revolucionou a proteção de contas foi a autenticação em dois fatores (2FA). Eu acho, sinceramente, que essa deve ser prioridade zero para qualquer escritório de contabilidade ou advocacia.

Autenticação em dois fatores significa exigir dois elementos distintos para acessar a conta: geralmente, algo que você sabe (senha) e algo que você tem (um código no celular).

• Códigos por aplicativo autenticador;
• Mensagens SMS com PINs de uso único;
• Chaves físicas de segurança, para quem busca níveis bem altos de proteção.

Com isso, mesmo que alguém descubra sua senha, terá dificuldades em acessar a conta sem o segundo fator. Sempre incentivo clientes da EleveTech a ativarem essa camada extra de segurança, muitos agradecem depois de escaparem de tentativas reais de invasão.

Como identificar golpes e tentativas de phishing?

Confesso que, mesmo depois de tantos anos, algumas mensagens falsas quase me enganaram. Os hackers estão cada vez mais convincentes, mas deixo aqui sinais que costumo observar:

• Remetentes estranhos ou endereços de e-mail que imitam empresas conhecidas (mas com pequenos erros);
• Pedidos urgentes ou ameaças, apelando para o medo (“Sua conta será bloqueada em 24h, clique aqui para evitar”);
• Links que não apontam para os sites oficiais (basta passar o mouse e conferir na barra inferior do browser);
• Anexos inesperados;
• Erro de ortografia e gramática diferentes do padrão da empresa legítima.

Na dúvida, oriento sempre: nunca clique antes de checar com o setor de suporte de TI do escritório. Se ainda achar necessário, busque o contato oficial do remetente antes de agir.

Qual é o papel de softwares de segurança?

Já ouvi muitos dizerem “mas meu antivírus já protege tudo”. Gostaria que fosse tão simples, mas a realidade é um pouco diferente. Softwares de proteção são aliados, mas não substituem outros cuidados.

Na rotina do dia a dia, o que funciona é adotar uma combinação de ferramentas:

• Antivírus atualizado e reconhecido, preferencialmente gerenciado por especialistas em suporte TI;
• Firewall ligado e bem configurado;
• Antispam para filtrar mensagens suspeitas na caixa de entrada;
• Soluções de backup automático;
• Monitoramento de acessos em tempo real, capaz de alertar sobre atividades fora do padrão.

O ponto central, como vejo frequentemente nos planos flexíveis da EleveTech, é o cuidado de adaptar as ferramentas à estrutura do cliente. Nem sempre a solução mais cara é a melhor; a escolha depende do cenário de cada escritório.

Boas práticas para uso seguro do e-mail

Eu costumo enumerar algumas rotinas que realmente fazem diferença na proteção das informações por e-mail, principalmente para quem trabalha com equipe distribuída ou faz home office:

• Evitar acesso ao e-mail por redes Wi-Fi públicas ou desconhecidas;
• Sair da conta ao terminar de usar, especialmente em dispositivos compartilhados;
• Atualizar sempre o sistema operacional e aplicativos de e-mail;
• Desconfiar de qualquer solicitação de informações (mesmo que pareça vir do gestor ou cliente);
• Desativar download automático de anexos;
• Configurar bloqueio automático de tela em notebooks e smartphones.

Esses hábitos, tão simples quanto práticos, costumam ser ensinados nos treinamentos feitos pela EleveTech, e posso afirmar que diminuem bastante as ocorrências de incidentes entre clientes de suporte TI para setores contábeis e advocatícios.

Como garantir o armazenamento seguro dos e-mails?

Não basta impedir a invasão; precisamos pensar também no backup e arquivamento seguro. Ter cópias confiáveis salva o dia em casos de acidentes, invasões ou até mesmo exclusões acidentais.

Para contadores e advogados, recomendo sempre:

• Utilizar soluções de e-mail archiving;
• Criar políticas claras de retenção de mensagens (quem pode apagar, por quanto tempo os e-mails ficam guardados);
• Automatizar backups semanais, preferencialmente em locais separados do servidor principal;
• Controlar rigorosamente o acesso a esses backups.

A EleveTech, por exemplo, desenha junto com o cliente essas políticas, respeitando o volume de dados, exigências da LGPD e necessidades de auditorias.

Aliás, escrevi um artigo sobre armazanamento e arquivamento de e-mails corporativos, que pode ajudar bastante, se esse for o seu desafio agora.

Como avaliar quem tem acesso aos e-mails da empresa?

Eu gosto de lembrar: controle de acesso é o coração da segurança da informação. Acostumei a perguntar para os clientes: você sabe exatamente quem pode acessar o quê? Se a resposta é hesitante, já sei que há brechas.

Algumas perguntas que costumo sugerir para autoavaliação:

• Tem alguém com acesso ao e-mail empresarial e que já não faz mais parte da equipe?
• As senhas são compartilhadas entre diferentes funcionários?
• Sabe exatamente quem administra as contas principais?

O controle exige atualização constante. Sempre oriento desativar acessos rapidamente quando um colaborador se desliga, e criar níveis diferentes de permissão, o estagiário não precisa ver tudo que o sócio vê, certo?

Esse tipo de organização, própria dos planos personalizados da EleveTech, torna essas situações mais fáceis de gerenciar, mesmo no crescimento da equipe.

Quais cuidados específicos para escritórios contábeis e advocatícios?

Os setores de contabilidade e advocacia lidam, inevitavelmente, com uma quantidade absurda de documentos sigilosos, códigos de acesso e transações governamentais. Muitos clientes chegam até mim porque enfrentaram problemas recentes de bloqueio em sistemas da Receita, problemas com certificados digitais ou até mesmo incidentes de vazamento de informações fiscais.

Pela minha experiência, esses segmentos devem adotar práticas redobradas:

• Criar políticas rígidas de uso de e-mails institucionais, proibindo envios de dados confidenciais por contas pessoais;
• Capacitar colaboradores para identificar e-mails fraudulentos relacionados a órgãos públicos;
• Garantir auditoria frequente dos acessos e alterações realizadas nas caixas de entrada corporativas;
• Usar soluções de armazenamento e compartilhamento seguro, como o ElvDrive, principalmente na troca de documentos sensíveis;
• Revisar periodicamente a adequação à LGPD, evitando surpresas desagradáveis em fiscalizações.

Escritórios contábeis e advocatícios são especialmente visados por hackers, justamente pelo tipo de informação que armazenam.

Qual é o papel das soluções de armazenamento seguro e compartilhado?

Com a transformação digital, percebi que compartilhar arquivos por anexo de e-mail já não é tão seguro. Novos modelos exigem métodos que blindem as informações, como as soluções de nuvem corporativa focadas em SI e compliance.

Minha indicação para advogados e contadores é utilizar plataformas seguras e com acesso controlado, como o ElvDrive da EleveTech, que permite rastrear quem abriu cada arquivo, configurar permissões temporárias e até bloquear o download de determinados documentos.

Assim, diminui-se quase a zero as chances de vazamento acidental, seja por erro humano ou ataque externo. Se você depende de suporte de TI para contabilidade, busque conhecer plataformas do tipo, porque elas entregam um novo padrão de controle e rastreabilidade.

Como envolver a equipe no processo de segurança?

Eu já perdi as contas de quantas vezes vi campanhas de conscientização mudando o cenário de uma empresa. Existe uma máxima verdadeira: “a segurança começa pelas pessoas”.

Costumo sugerir algumas ações:

1. Treinamentos periódicos: ensino prático, baseado em simulações reais de golpes.
2. Política clara de uso e troca de senhas.
3. Concurso interno de “detetives de phishing” (divertido e educativo).
4. Manual de boas práticas simples e acessível a todos.
5. Criação de canal dedicado para dúvidas de segurança.

Os melhores resultados que observei em clientes da EleveTech vieram justamente dessas ações. A equipe deixa de ser o elo fraco e passa a ser aliada no combate a ameaças.

Quais indicadores usar para medir a segurança dos e-mails?

Eu acredito que medir é fundamental. Mas quais métricas olhar? No suporte de TI para escritórios, costumo monitorar:

• Número de tentativas de login suspeitas nos últimos meses;
• Incidentes registrados, mesmo aqueles sem danos aparentes;
• Tempo de resposta para contenção de ameaças;
• Frequência da troca de senhas pela equipe;
• Relatórios de auditoria dos sistemas de armazenamento e backup.

Assim, fica mais fácil perceber se as iniciativas estão funcionando ou se ajustes são necessários. Ao mesmo tempo, recomendo a leitura do artigo que elaboramos sobre cinco passos práticos para uma boa segurança da informação, que pode nortear sua equipe nesse processo.

Como agir se a conta de e-mail já foi invadida?

Eu costumo dizer que a diferença está em agir rápido e com calma. Se notar sinais como mensagens enviadas sem sua autorização, recebimento de avisos de acesso estranho ou bloqueio repentino, faça o seguinte:

1. Mude imediatamente as senhas: escolha outra senha forte e inédita.
2. Ative ou revise a autenticação em dois fatores.
3. Avisar todos os contatos que possam ter recebido mensagens duvidosas vindas de sua conta.
4. Verifique configurações de encaminhamento, respostas automáticas e regras da conta no painel do e-mail para garantir que não foram alteradas.
5. Solicite ao suporte de TI da empresa um monitoramento detalhado das atividades recentes.
6. Implemente backup de todos os dados importantes antes de qualquer restauração ou bloqueio do e-mail comprometido.

A velocidade e precisão nas ações fazem toda a diferença. Chegar cedo ao problema pode evitar prejuízos maiores e, principalmente, manter a confiança dos clientes.

LGPD: como o suporte de TI auxilia na proteção das informações via e-mail?

Tenho visto uma preocupação crescente de clientes com a LGPD. Em escritórios de contas, as multas e punições são duras para quem vaza cadastro de clientes ou perde controle sobre dados sensíveis.

O que oriento para qualquer usuário:

• Não enviar dados pessoais de clientes no corpo do e-mail sem proteção extra (criptografia ou plataformas seguras);
• Implementar regras de bloqueio de compartilhamento fora do domínio corporativo;
• Registrar consentimentos e mapear quem teve acesso a cada informação enviada;
• Pedir apoio das soluções de TI para advogados, focando em adaptação rápida e prática dos processos internos.

Na EleveTech, a consultoria já inclui esse olhar para a LGPD dentro dos planos de suporte, automaticamente, sem complicações jurídicas para o cliente.

Temos mais insights detalhados no texto sobre a segurança da informação aplicada à rotina contábil.

Dicas extras de quem lida com suporte de TI para escritórios

Depois de tanto tempo nessa área, é certo que peguei algumas manias e truques. Deixo abaixo um resumo dos tópicos que mais salvaram meus clientes de dores de cabeça:

• Desconfie sempre de links, mesmo vindos de contatos confiáveis;
• Oriente os gestores a não enviar ordens de pagamento apenas por e-mail (confirme sempre por telefone);
• Evite sobrecarregar sua caixa de entrada, já compartilhei boas ideias para gestão eficiente de e-mails em outro artigo;
• Pense em duplas de senhas: uma para e-mail, outra totalmente diferente para redes sociais;
• Use senhas longas, não só complexas;
• Adote armazenamento personalizado, fugindo de sistemas públicos, para arquivos sensíveis;
• Mantenha backup dos e-mails em local separado do computador principal;
• Atualize todos os aplicativos, não só o antivírus.

Esses detalhes, se praticados, diminuem quase completamente a exposição ao risco. O que faz diferença, no final, é a constância, pequenas atitudes todos os dias, e não grandes ações esporádicas.

Aprendizados e como a EleveTech pode ajudar

Se eu pudesse resumir meu conselho, diria que segurança é resultado de hábito, tecnologia apropriada e apoio especializado. No cenário atual, onde um simples e-mail pode ser a chave para todas as informações de uma empresa, investir em soluções sob medida e práticas sólidas é o caminho mais assertivo para proteger seu negócio.

A EleveTech, com sua abordagem didática, humanizada e livre de jargões, busca trazer tranquilidade e clareza para escritórios que querem foco total no que fazem de melhor, sem surpresas desagradáveis com incidentes digitais.

E se quer avançar mais no tema de proteção de dados, confira também o texto sobre como prevenir perdas e violações. Recomendo fortemente a leitura.

Proteção não é luxo, é prioridade para quem lida com informações estratégicas.

Te convido a conhecer melhor as soluções e serviços da EleveTech, pensados especialmente para escritórios de contabilidade, advocacia e pequenas e médias empresas. Não espere o problema acontecer para agir. Converse comigo, tire dúvidas e transforme a segurança da sua rotina!