A rotina dos escritórios contábeis é marcada por atenção aos detalhes, muita responsabilidade… e sempre, aquela sensação de que qualquer deslize pode custar caro. Seja uma solicitação do cliente, uma alteração em normas do governo ou, veja só, a atualização de um software que “travou tudo” bem na véspera da entrega de uma obrigação acessória. Quem vive esse dia a dia sabe: o ambiente de TI em escritórios de contabilidade não tolera improvisos. E quando falamos de instalar novos programas, o cuidado precisa ir além do básico.

Mas, talvez você sinta que não há tempo nem paciência para ficar lendo manuais ou buscando as melhores práticas de TI. A verdade é que, muitas vezes, o conhecimento não está só na teoria, mas nas experiências – e nos tropeços – de quem passou por poucas e boas na área. Por isso, reuni aqui os sete cuidados que considero indispensáveis na hora de instalar softwares em escritórios contábeis, seja você um contador experiente ou um colaborador que não quer, de jeito nenhum, ser suspeito de “ter quebrado o sistema”. Vamos caminhar juntos nesses pontos e construir um ambiente digital mais seguro e funcional, sem rodeios.

Cuidados na instalação de softwares podem ser a diferença entre tranquilidade e caos.

1. Conhecer o ambiente antes de qualquer instalação

Muitas pessoas, ao receberem um novo programa, sentem aquela vontade de já sair clicando em “Avançar” até terminar tudo. Só que cada escritório contábil tem suas particularidades: sistemas legados, bancos de dados antigos, estações compartilhadas… enfim, um cenário próprio. Instalar um software sem entender esse contexto é como trocar uma peça de um carro enquanto ele está em movimento.

A EleveTech já presenciou diversos casos em que um colaborador instalou um software aparentemente inofensivo e, de repente, outros sistemas pararam de funcionar. Não é raro: programas podem ocupar portas de comunicação, causar conflitos de versões de bibliotecas, ou até mudar permissões em pastas importantes. E, claro, sempre existe o risco de incompatibilidade com certificações digitais e módulos governamentais (como e-CAC, Conectividade Social, etc.).

• Levante informações sobre o sistema operacional e versões em uso (Windows, Linux?)
• Confira quais programas essenciais não podem parar
• Verifique quais permissões cada usuário possui
• Identifique se há backups recentes antes de alterar algo

Tudo isso parece burocrático demais? Nem tanto. É só um olhar atento antes de seguir. E pode ter certeza, muitos problemas são evitados só nesse passo.

2. Priorizar sempre fontes confiáveis

O impulso de buscar uma solução rápida na internet pode ser forte, principalmente quando alguém recomenda aquele “programinha leve” que faz milagres. Só que as ameaças digitais evoluíram muito, e instalar um software desconhecido hoje pode abrir a porta para invasões e perdas de dados amanhã.

No universo contábil, onde informações sigilosas estão em jogo, a cautela deve ser redobrada. Baixe programas apenas de fontes conhecidas, sites oficiais ou parceiros já validados. Desconfie de e-mails com anexos, links encurtados ou instruções vagas. Afinal, você não deixaria um estranho circular pelo escritório com livre acesso a documentos sensíveis, deixaria?

Caso surja alguma dúvida sobre o fornecedor, faça uma breve pesquisa sobre referências e avaliações. Não custa nada, na verdade, pode poupar muita dor de cabeça. Aproveite também para revisar permissões e políticas de acesso dos sistemas – já falamos no nosso artigo sobre segurança da informação por que isso nunca é demais.

• Não baixe de sites que você não conhece ou que pedem baixar outros instaladores “extras”
• Prefira fornecedores que indicam claramente as funções e formas de contato
• Se possível, peça sempre ou teste o suporte técnico antes de instalar

Programas confiáveis protegem seu escritório de ameaças invisíveis.

E o perigo dos “atalhos”

É compreensível, a vontade de resolver um problema na pressa pode ser tentadora. Já ouvi histórias de escritórios que adotaram plugins ou softwares “gratuitos” sem qualquer análise, e acabaram enfrentando invasões ou até vazamento de dados sensíveis. A economia de tempo, nesses casos, sai bem cara. Na dúvida, não arrisque. Consulte alguém de confiança ou um especialista em TI, como a equipe da EleveTech faz para seus clientes diariamente.

3. Atenção às exigências técnicas e compatibilidade

Sabe aquele aviso de “versão incompatível” que muita gente ignora? Pois é, ignorar esses detalhes pode ser bem perigoso. Programas fiscalizadores, bancários e vários sistemas governamentais exigem determinadas configurações para funcionar corretamente.

Antes de instalar qualquer programa, consulte os requisitos mínimos. Isso inclui:

• Sistema operacional (versão exata do Windows, por exemplo)
• Memória RAM necessária
• Espaço livre em disco
• Dependências de outros softwares (Java, .NET, antivírus, etc.)

Parece coisa de manual, mas não é. Deixar passar, pode deixar o sistema lento, travado ou, no pior dos cenários, derrubar outros serviços que estejam rodando nesse mesmo computador. Certificados digitais e módulos de bancos também costumam se desentender com novos programas, principalmente os que alteram configurações da rede ou dos navegadores padrão.

Dica útil? Tenha uma listinha com as especificações de cada máquina. Na correria, evita tentativas e erros e acelera o suporte quando mais precisar. Experiência própria.

4. Pensar sempre na segurança da informação

Só quem já se deparou com um saldo bancário sumindo do nada ou com clientes ligando porque dados vazaram, sabe o quanto segurança da informação é assunto sério – e delicado. A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) chegou para mostrar que o cuidado não é “opcional”. Instalar um software sem analisar aspectos de segurança pode colocar todo o escritório (e cada um dos clientes!) em risco.

Durante a instalação, fique atento a permissões desnecessárias solicitadas pelo aplicativo. Pergunte-se: por que um gerenciador de notas fiscais precisa de acesso à câmera? Ou um plug-in no navegador quer vasculhar todos os arquivos do computador?

• Avalie se o programa oferece criptografia
• Verifique se há histórico de falhas de segurança relatadas
• Prefira opções que já trazem autenticação em dois fatores, quando aplicável
• Cheque em grupos ou fóruns de contadores se já houveram incidentes

Se o programa manipula dados sensíveis, e não indicar claramente como protege as informações, desconfie. Lembre-se: riscos de ransomware, vírus e espionagem industrial não são exclusividade das grandes empresas. Pequenos escritórios já enfrentaram prejuízos só porque um colaborador se precipitou na instalação.

Quer saber mais sobre como blindar seus dados? Veja nossas dicas de 5 passos para melhorar a segurança da informação em escritórios contábeis e não minimize essa questão, por menor que pareça.

Sua reputação pode depender de um simples “próximo” durante a instalação.

5. Fazer backup antes de qualquer mudança

Talvez esse seja o conselho mais repetido – e mais ignorado. Quantos arquivos e cadastros já se perderam por falta de um backup rápido? Antes de instalar qualquer software novo, pare. Se pergunte: tem certeza de que não há nada importante que pode ser afetado?

Os principais riscos nessa etapa:

• A instalação pode substituir arquivos compartilhados por outros de versões diferentes
• Alguns programas criam pastas “escondidas” que podem não estar protegidas pelo backup automático
• Se algo der errado e for preciso restaurar o sistema, a falta de backup vai transformar pequenos problemas em grandes crises

Não confie apenas no backup manual feito de vez em quando. Prefira soluções automáticas, com fácil verificação. E, principalmente, faça ao menos um backup antes de qualquer grande mudança, incluindo instalações e atualizações de software.

Se quer encontrar ideias práticas sobre backup para escritórios contábeis, há um conteúdo muito interessante sobre soluções de backup de dados no site da EleveTech.

Um backup feito na hora certa vale mais que qualquer seguro.

6. Testar, validar e registrar tudo – sem medo de parecer exagerado

Já pensou instalar aquele programa novo, respirar aliviado, só para descobrir depois que ele bagunçou impressoras, mudou as configurações do navegador dos colegas, ou desconfigurou o certificado digital? Sim, isso acontece e, quando acontece, procurar o que mudou pode ser como “achar agulha no palheiro”.

• Após instalar, sempre teste os sistemas principais do escritório – desde o envio do eSocial até a abertura de planilhas antigas
• Registre versões de drivers e quaisquer mudanças aplicadas
• Caso possível, instale primeiro em uma máquina de testes ou em ambiente isolado
• Se o programa cria logs, salve uma cópia em local seguro para consultar em caso de imprevistos

Registrar serve para não ficar refém da própria memória. Em um escritório contábil, onde tudo precisa ser documentado, por que seria diferente com o TI? Se não acredita, espere o dia em que algo parar de funcionar e ninguém lembrar como estava antes. Melhor escrever demais do que ficar à mercê do acaso.

O valor do “passo a passo”

Sim, criar e seguir um checklist pode parecer chato. Mas, quando a pressão aumenta e o tempo é curto, faz toda diferença. Um roteiro simples pode prevenir aquela clássica pergunta: “E agora, quem vai consertar isso?”.

7. Buscar suporte humanizado sempre que precisar

Ninguém gosta de admitir que não sabe ou ficou travado numa instalação. Só que, às vezes, insistir sozinho pode piorar muito a situação. Equipes de escritório contábil já perderam horas tentando resolver problemas que, com orientação certa, levariam poucos minutos. E tempo… tempo é precioso.

O suporte humanizado, como o que propomos na EleveTech, não julga dúvidas e não fala em código. Ele entende o contexto do usuário e orienta de forma didática, seja ao instalar um software, configurar certificado ou integrar sistemas com plataformas do governo. Se algo parece estranho durante a instalação, ou a documentação não ajuda, confie: pedir auxílio no início quase sempre é mais rápido do que consertar depois.

Quem pergunta, aprende e evita retrabalho.

Às vezes, um erro pequeno no início vira um problemão quando todo mundo resolve “dar uma olhadinha” e tentar resolver por conta própria, cada um de uma maneira. Já presenciamos dezenas de situações assim, e se o suporte tivesse entrado antes, tudo teria sido mais simples.

Conhecimento compartilhado, riscos reduzidos

Quantos problemas já não começaram com uma instalação “básica” feita com pressa ou excesso de confiança? Evitar transtornos não é questão de sorte, mas de criar uma cultura de cuidado: conversar sobre mudanças, registrar o que for feito, pedir ajuda e, principalmente, entender que o universo digital de um escritório contábil tem suas demandas próprias. Mesmo ações simples pedem atenção redobrada.

Se é verdade que prevenir é melhor que remediar, o melhor jeito de cuidar do TI do seu escritório é parar, nem que seja por alguns minutos, para pensar antes de clicar. Use aquele tempo que gastaria resolvendo panes e restaure sua tranquilidade.

Se você busca mais informações sobre soluções de TI sob medida para escritórios contábeis, vale a pena conferir nosso guia de soluções que facilitam seu dia ou entender como um suporte especializado transforma o dia a dia da contabilidade.

Finalizando: instalar, mas com consciência

Instalar softwares em escritórios de contabilidade precisa de um olhar diferente, cuidadoso e, por que não, um pouco desconfiado. Cada um dos sete pontos que mostrei aqui nasceu da prática – erros que viraram aprendizado, rotinas adaptadas conforme a necessidade. Estar cercado por informações sensíveis e obrigações legais exige essa postura, mesmo que não seja a mais rápida ou a mais fácil.

Se seu escritório quiser transformar a experiência de TI em algo mais tranquilo, humano e orientado para as reais necessidades do seu dia a dia, vale conversar com a EleveTech. Conheça nossos planos e tire suas dúvidas: nosso propósito é tornar a tecnologia uma aliada (e não mais uma dor de cabeça) para contadores. Experimente dar o próximo passo contando com quem entende de verdade seus desafios. Vamos juntos construir um ambiente digital mais seguro, eficiente e sem complicações desnecessárias.