A digitalização é um processo contínuo que já dominou todos os setores da economia. Por trazer muitas vantagens, esse novo “jeito de fazer” está inserido em praticamente todas as empresas, direta ou indiretamente, inclusive na contabilidade.

A contabilidade digital é fruto do momento em que vivemos, tendo como base a digitalização de tarefas contábeis.

Quer entender como isso funciona? Leia este conteúdo até o final!

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital está totalmente atrelada à informática e à produtividade, visto que usa a primeira para fomentar a segunda.

Um ótimo exemplo do poder da digitalização são as planilhas de excel: após configurada, a planilha é capaz de fazer, em alguns segundos, tarefas que levariam horas. Além disso, vemos a substituição do papel pelos PDFs, assim como na rápida troca de informações entre escritórios de contabilidade e clientes.

Quais as vantagens da contabilidade digital?

Existem diversas vantagens na adoção da tecnologia na contabilidade. Algumas das principais são:

Mais produtividade

Basicamente, os processos da contabilidade continuam os mesmos nos ambientes virtuais, só que muito mais eficientes.

Só para exemplificar, com o auxílio de alguns softwares de contabilidade, um contador é capaz de entregar diversos documentos importantes em um único dia — às vezes na mesma hora em que o pedido é realizado.

É importante destacar que a tecnologia não tem como objetivo substituir a mão de obra humana, mas sim otimizar o trabalho. Portanto, a tecnologia é só uma ferramenta como qualquer outra, que precisa de alguém para utilizá-la.

Acesso facilitado a informações

A contabilidade digital traz como grande diferencial o acesso facilitado a informações importantes.

No caso, isso acontece em duas frentes: no contato com o cliente, dado que diversos documentos em PDF podem ser enviados via WhatsApp; e nos processos do escritório, que precisam de documentos para avançar.

Além disso, diversas ferramentas de gestão estão disponíveis para o negócio, muitas inclusive gratuitas. Unindo tudo isso temos um escritório muito eficiente na execução de suas atividades.

Atendimento otimizado

Conforme o escritório cresce, mais clientes pedem serviços especializados.

No entanto, deixar de lado fontes de clientes como as redes sociais, por exemplo, é ficar para trás no mercado atual. Por outro lado, atender todas as vias de comunicação pode ser muito difícil, a depender da demanda do escritório.

É por isso que os softwares especializados no atendimento surgiram, permitindo estar em diversos lugares ao mesmo tempo.

Com essa ferramenta, seu escritório rapidamente ampliará sua base de clientes.

Maior gestão de documentos

Existem documentos que, por lei, precisam estar “em papel”; mas a tendência é de digitalização completa, mesmo por parte do governo.

Isso é ótimo para os escritórios preparados para os novos desafios do mercado, pois realizar pesquisa em bancos de dados é bem mais rápido que em arquivos físicos.

Só para exemplificar, o Google Drive permite realizar uma busca completa por todos os documentos de sua conta, incluindo textos que compõem o documento.

Ou seja, você terá o documento em mãos em alguns segundos, e a chance de perdê-lo é minúscula!

Mais segurança

Ainda existe um certo receio sobre as ferramentas em nuvem, dado que os documentos ficam arquivados em computadores de terceiros.

Mas esse medo é injustificado, pois existem auditorias de segurança constantes nesses computadores, sem contar no método de computação descentralizada.

Basicamente, se você mantém os documentos em seu escritório, e por ventura ocorrer um incêndio, você perde todos os papéis; mas se um dos computadores da nuvem for perdido, existirão milhares de outras máquinas com cópias de segurança de seus documentos ao redor do planeta!

Torna o escritório escalável

Ser escalável significa aumentar a produção sem que os custos operacionais minimizem o lucro.

Quando você digitaliza seu escritório de contabilidade, seus colaboradores conseguem ser muito mais produtivos, sem a necessidade de novas contratações.

Além disso, os custos associados às ferramentas são muito pequenos em comparação ao valor entregue, o que torna as operações escaláveis.

Como tornar seu escritório de contabilidade mais digital?

Se sua equipe não tem o hábito de trabalhar no digital, o melhor caminho é adotar uma postura de digitalização gradual, sem grandes mudanças nos processos de trabalho logo no início.

Nesse sentido, introduza certas ferramentas digitais mais tradicionais no escritório: criar um grupo do escritório no WhatsApp, por exemplo, é um excelente primeiro passo.

Veja mais algumas dicas interessantes para digitalizar suas tarefas!

Mapeie seus principais processos

Em primeiro lugar, quais atividades mais trazem retorno financeiro para seu escritório? Essa pergunta é importante, pois na maioria das vezes essa tarefa tende a ser repetitiva, sendo passível de digitalização.

Em algumas situações, não existe forma de digitalizar o processo. Isso acontece quando o trabalho é personalizado demais para cada cliente, sem um padrão claro de operação.

A regra é clara: se você faz a mesma coisa para todos os clientes, certamente há como automatizar essa tarefa.

Fomente a cultura digital

Como dissemos anteriormente, não se deve implementar diversas ferramentas digitais no dia a dia de seus colaboradores de uma só vez.

Antes de investir em digitalização, analise o perfil de seus colaboradores: eles são da cultura digital? Usam redes sociais? Assistem ao YouTube? São bons no Excel? Todas essas atividades estão diretamente relacionadas à cultura digital.

Em resumo, fomentar a cultura digital significa ajudar na fluência tecnológica de seus colaboradores, no consumo de tecnologias no dia a dia.

Escolha as melhores tecnologias

No mercado atual, existem milhares de opções para solucionar um mesmo problema, ainda mais se estivermos falando em plataformas digitais.

Porém, nem sempre todas as funcionalidades são necessárias para seu escritório, assim como determinadas ferramentas podem muito mais atrapalhar que ajudar no seu dia a dia.

Escolha com cuidado quais as melhores tecnologias para seu caso, tendo como base o impacto que ela causará nos processos de seu escritório.

Treine sua equipe

Por fim, treine a sua equipe em qualquer nova tecnologia ou ferramenta trazida para o escritório.

Uma equipe treinada consegue aproveitar todas as funcionalidades, além de ganhar fluência tecnológica na nova ferramenta.

Viu como a tecnologia é uma forte aliada dos contadores? 

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