O e-mail é de longe uma das ferramentas mais utilizadas para comunicação na atualidade. Embora o WhatsApp tenha uma parcela incrível de usuários, o e-mail tem quase o dobro.

Por ser uma ferramenta tradicional e que foi adotada pelas empresas de todo o mundo, o e-mail acabou por se tornar o meio de comunicação oficial nas empresas.

Por causa disso, muita informação importante transita via e-mail. E, como se trata de conteúdos digitais, perdê-las é muito fácil. 

A soma de todos os fatores discutidos até aqui fazem do e-mail archiving um método fundamental em qualquer empresa.

Quer entender mais sobre o assunto? Continue lendo!

Como surgiu o e-mail archiving?

O e-mail archiving surgiu juntamente com o e-mail, dado que armazenar esses conteúdos sempre foi uma prática padrão nas empresas.

No entanto, o método de armazenamento mudou drasticamente de uns tempos para cá, por causa da popularização da tecnologia de nuvem.

Em resumo, arquivamento de e-mail é a prática de organizar e zelar pelos conteúdos dos e-mails que transitam em um endereço. Essa tarefa pode ser feita de forma local, através da nuvem ou até por servidor próprio.

Quais são os desafios de gerenciar conteúdos de e-mail?

Quando falamos em e-mails, devemos lembrar que o volume de conteúdos é realmente enorme. Uma estimativa aponta que 209 bilhões de e-mails foram enviados, todos os dias, ao longo de 2017.

Imagine só quanta informação esses e-mails não continham!

A ideia principal do e-mail archiving é trazer mais segurança para os donos do e-mail, de forma que, em caso de emergência, um conteúdo possa ser restaurado e consumido.

Quais são as formas de e-mail archiving?

Por ser uma prática comum, muitas empresas desenvolveram métodos próprios de arquivamento de e-mails, como métodos de armazenamento local e até servidores dedicados a isso.

Veja detalhes sobre essas práticas:

Arquivamento em nuvem

O arquivamento em nuvem é tido como um dos que trazem mais segurança para a empresa. 

Além disso, também costuma ser a solução com melhor custo-benefício, tendo em vista que o contratante terá os mesmos recursos que um servidor dedicado, só que sem os custos que esse equipamento traz.

Um exemplo ótimo desse serviço é o Microsoft Office 365 ou Google Workspace, que oferecem a funcionalidade de arquivamento para seus contratantes.

Arquivamento em servidor local

Manter um servidor local é muito custoso, por isso essa opção é mais comum em empresas com um departamento de TI próprio — e bastante dinheiro para investir nessa tecnologia.

Em resumo, a empresa investe em uma máquina que ficará ligada 24h por dia, 7 dias por semana, com o único intuito de arquivar todos os e-mails recebidos pelos endereços.

Arquivamento por conta do cliente

A última solução que vamos tratar é o arquivamento por conta do cliente. Nesse caso, o arquivamento ocorre de forma manual e, costumeiramente, em alguma máquina do cliente.

O problema dessa solução é que nem sempre todos os protocolos de segurança são seguidos, reduzindo tanto a confiabilidade do sistema quanto o acesso aos conteúdos recebidos.

Essa prática não é recomendada, pois pode colocar informações importantes em perigo.

Por que sua empresa precisa de e-mail archiving?

O arquivamento de e-mail vai além da segurança e, em alguns casos, se torna uma obrigatoriedade legal.

Além disso, outro ponto importante é o espaço na caixa dos endereços. Se a caixa ficar cheia, ela para de receber novos e-mails, tendo potencial de perder negócios importantes.

Veja mais detalhes sobre os motivos de implementar o e-mail archiving em sua empresa a seguir:

#1 Normas regulatórias

Nem todas as informações estão cobertas pela legislação convencional. Muitas delas entram em categorias especiais de modo que precisamos tratá-las de forma diferenciada, visando satisfazer certas normas.

A lista de normas só continua crescendo e a LGPD estabeleceu um novo parâmetro para a coleta, armazenagem e consumo de dados.

#2 Sistema de segurança contra perdas

Uma das piores coisas que podem acontecer a um e-mail com informações importantes é desaparecer. No mundo digital, muitas vezes esse “sumiço” é definitivo, se as medidas de segurança não forem respeitadas.

O arquivamento de e-mail é a principal barreira para evitar que conteúdos importantes se percam.

Aliás, um bom procedimento de arquivamento vai garantir que o conteúdo continue acessível até mesmo após ser apagado, permitindo resgatar o material deletado.

#3 Liberar espaço no e-mail 

Esse é um fenômeno que atormenta a vida de muitos empreendedores.

Quando a caixa de e-mail fica cheia, ela não aceita novos e-mails. Dessa forma, todos os e-mails que deveriam entrar na caixa acabam por retornar com uma mensagem de erro.

Isso significa problemas de comunicação, e dado que comunicação é um dos principais elementos de uma empresa, também significa problemas em processos.

#4 Acesso a informações

Uma das grandes vantagens do arquivamento é o acesso a informações importantes que, na maioria das vezes, pode ser feito sem internet.

Isso porque, normalmente, o arquivamento acontece tanto de forma local quanto em nuvem ao mesmo tempo, como é o caso dos produtos da Microsoft.

Ou seja, seu negócio pode recuperar e acessar e-mail perdidos com facilidade.

#5 Solução para arquivos PST

Os arquivos PST foram inventados para armazenar informações em texto com bastante eficiência. 

No entanto, como é o formato usual do arquivamento de e-mails local, arquivos dessa natureza corrompidos podem significar grandes perdas de informação para a empresa.

Além disso, a equipe de TI só consegue reaver os conteúdos salvos em PST quando possuem backup desses arquivos.

Isso é totalmente contornado pelos métodos mais modernos de arquivamento.

Qual sistema devo utilizar?

Depende de suas necessidades, mas, via de regra, o arquivamento é mais viável para pequenas e médias empresas, por isso faz tanto sucesso entre esse público.

Afinal, as tecnologias em nuvem terceirizam os custos de infraestrutura que, se fossem sair do bolso dos empreendedores, pesariam muito nos custos fixos do negócio.Como sua empresa faz arquivamento de e-mail hoje? Quer ajuda para otimizar sua TI? Entre em contato com nossos especialistas!